Resumo
A Pinacoteca de São Paulo deu início à elaboração de sua Política de Preservação Digital em 2016 (a primeira versão foi publicada em 2017 e uma versão atualizada foi finalizada em 2019 e está disponível no website institucional). A partir do diagnóstico realizado para elaboração da Política, foi possível identificar uma quantidade expressiva de objetos digitais e, em alguns casos, foram identificados documentos descontextualizados devido à perda dos metadados descritivos. Outro fato apontado na ocasião foi a constatação de que alguns arquivos estavam inacessíveis por estarem corrompidos ou por terem sido salvos em formatos desconhecidos ou que dependem de softwares que não existem mais ou deixaram de ser adquiridos pela instituição. A Política fornece diretrizes e recomendações para guarda segura dos documentos digitais de guarda permanente e foi a base para a elaboração de um Projeto Piloto para implantação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq). O Projeto foi submetido à apreciação do Comitê Gestor de Preservação Digital interno (formado por membros dos departamentos a seguir: Diretoria, Tecnologia da Informação, Pesquisa e Curadoria, Acervo Museológico, Comunicação, Conservação e Restauro e Centro de Documentação e Memória - Cedoc). O Comitê Interno e a Diretoria da Pinacoteca aprovaram o Projeto e foi iniciado um estudo comparativo que culminou com a escolha do software Archivematica. Este artigo descreve as ações realizadas no contexto do Projeto Piloto, realizado no período de agosto a dezembro de 2019, bem como as ações realizadas a partir da publicação da Política de Preservação Digital (atualização do quadro de arranjo e elaboração de um manual de recolhimento de objetos digitais). Após a instalação do Archivematica e realização dos treinamentos para instalação e operacionalização, foi dado início à submissão dos documentos selecionados para essa fase inicial. Durante esse processo foi possível perceber que o maior desafio em relação à preservação digital na Pinacoteca será a realização das etapas do tratamento documental. Nos deparamos com uma massa documental digital acumulada por anos e formada por cerca de 700.000 arquivos que equivalem a 4,9 TB. Foram identificadas cerca de 600 extensões de arquivos, muitas delas desconhecidas ou com erros de digitação, além de arquivos em duplicidade. Antes de 2016 as ações foram pautadas pela recomendação de que um storage com capacidade suficiente de armazenamento poderia garantir a preservação dos documentos. Porém constatou-se que os documentos digitais necessitam ser verificados no que diz respeito à sua integridade, além de serem analisados, classificados, padronizados e submetidos aos princípios da arquivística, antes de sua submissão para guarda permanente. Somados a isso existem ainda os documentos que necessitam de estratégias de migração para serem acessados (o acervo conta com mais de 5.000 mídias em CD e DVD, parte inacessível devido à falha nas mídias de transporte). O Projeto Piloto reforçou a necessidade de adoção de procedimentos técnicos e diretrizes consolidadas para práticas de preservação digital em longo prazo. Objetos digitais como bancos de dados, e-mails, bem como os documentos híbridos devem ser cuidadosamente avaliados para não perderem seu contexto. As obras de arte digitais, embora não sejam de competência de guarda do Cedoc da Pinacoteca, também foram objeto de estudo para o Projeto Piloto e apresentaram especificidades peculiares a esse tipo de documento. A Pinacoteca não possui um sistema de gestão documental, portanto a cadeia de custódia também se apresenta como outro desafio a ser superado. Conclui-se que o planejamento das etapas que precedem o uso do Archivematica é essencial para garantir a preservação dos documentos, bem como torna-se imprescindível que a instituição tenha uma política de preservação digital bem definida e consolidada.
