A classificação documental constitui um dos pilares da gestão arquivística nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), promovendo o acesso à informação, a racionalização dos fluxos documentais e a eficiência administrativa. Neste contexto, este trabalho apresenta um relato de experiência da equipe da Coordenação de Arquivo e Protocolo da Universidade Federal do Oeste do Pará (Ufopa), destacando as boas práticas adotadas no processo de atualização dos Códigos de Classificação da Atividade-Meio no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), conduzido no âmbito do grupo de trabalho encarregado da elaboração dos metadados e do plano de classificação dos documentos arquivísticos digitais da Universidade. Além disso, o trabalho descreve o monitoramento contínuo da correta aplicação desses códigos, realizado pela equipe do Protocolo Geral, responsável por acompanhar a autuação de processos no sistema e garantir sua conformidade com os parâmetros definidos nos mapeamentos de processos e documentos. O período abordado vai de dezembro de 2023 ao primeiro semestre de 2025, no qual foram realizadas duas atualizações significativas, alinhadas às orientações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), por meio da Portaria AN/MJ nº 47/2020 e da Portaria AN/MGI nº 174/2024. As ações envolveram o levantamento de todos os códigos da atividade meio utilizados no sistema – tanto para processos quanto para documentos avulsos, mapeados ou não –, a substituição dos respectivos códigos, a inativação daqueles revogados e a articulação da equipe com os diversos setores da Universidade. A atividade de monitoramento compreende o acompanhamento diário da autuação de processos no sistema, visando garantir a correta aplicação dos códigos de classificação definidos no mapeamento de cada processo. Como resultado, observou-se o aprimoramento da classificação dos documentos no SIPAC, a eliminação de códigos obsoletos e o fortalecimento da padronização arquivística institucional. Além disso, a experiência evidenciou a importância da atuação colaborativa entre os setores administrativos, acadêmicos e o Arquivo Central para a efetivação das boas práticas de gestão documental. Conclui-se que iniciativas como essa fortalecem a governança da informação e podem servir de referência para outras IFES que utilizam o mesmo sistema.
