Resumo
A implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), sob gestão negocial da Direção do Arquivo Central, teve início em junho de 2022 a partir da autuação do primeiro processo no sistema e foi concluída em dezembro de 2024, quando todos os processos administrativos passaram a ser produzidos exclusivamente em meio digital. O planejamento da implantação do SEI envolveu diversas ações, como: elaboração da Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Unirio; revisão da infraestrutura tecnológica e de pessoal; estudos sobre documentos digitais; desenvolvimento de análises para a segurança da informação e adequação do SEI à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A metodologia inovadora adotada pela equipe de arquivistas buscou estabelecer critérios de confiabilidade na produção documental, seguindo como premissas: 1)participação no mapeamento do fluxo de processos; 2)identificação de tipologias documentais; 3)padronização da produção documental por meio do modelo de pedido de autuação de processos; 4)inserção gradual de processos por tipologia documental conforme os planos de classificação de documentos para as atividades meio e fim vigentes; 5)centralização do registro e da autuação de processos administrativos nas unidades protocolizadoras; 6)restrição à inserção de documentos avulsos; 7)protocolização, exclusiva, de processos administrativos no Sistema; 8)realização de capacitação, presencial e online, dos usuários para utilização do Sistema e 9)replicação de boas práticas junto aos setores, de modo a promover a ambientação da força de trabalho à mudança cultural da Instituição; 10)normatização e registro das ações implementadas com a sua publicização por meio de relatórios disponíveis no site do Arquivo Central. Como principais resultados, foram capacitados cerca de 400 usuários, incorporadas 203 tipologias processuais ao sistema, implantados os módulos Pesquisa Pública, Estatística e Barramento, e estabelecida uma base de conhecimento com fluxos mapeados para todos os tipos de processos. Além disso, houve ganhos significativos em eficiência administrativa, sustentabilidade (com redução no consumo de papel e impressões), controle de classificação e temporalidade documental conforme as diretrizes do CONARQ, e maior transparência na tramitação e acesso à informação. Apesar dos avanços, persistem desafios como a integração ao Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), a custódia de documentos avulsos digitais, a limitação de recursos humanos e tecnológicos, e a atualização do sistema frente às novas funcionalidades, como o Módulo de Gestão Documental. Conclui-se que a adoção do SEI representa um marco inicial para a construção de um modelo de governança arquivística digital na UNIRIO, com foco na preservação de longo prazo, na eficiência administrativa e na preservação da memória institucional para a sociedade brasileira.
