Resumo
O uso das tecnologias da informação e o acelerado índice de desenvolvimento destas ferramentas têm propiciado mudanças nas formas de produção e armazenamento de informações. Essas acontecem de maneira nunca vista antes na sociedade moderna, ocorrendo de maneira mais rápida, progressiva e efêmera. (BRASIL, 2020). Nesse aspecto, o aumento significativo da produção de informação registrada e: “Essas operações de multiplicação e armazenamento explicam boa parte do que se costumou chamar de explosão da informação”. (LE COADIC, 2004, p. 5), e o que torna a informação especialmente significativa na atualidade é sua natureza digital (CAPURRO; HJORLAND, 2007). A produção de informações arquivísticas, sejam elas de natureza pública ou privada, não estão imunes a essa realidade. No Brasil, o uso daquelas tecnologias como aliadas ao desenvolvimento econômico, social e institucional já é vivenciado pelo setor público, em diferentes níveis de intensidade, ao menos desde o início deste século. (THORSTENSEN; ZUCHIERI, 2020). A explosão da crise sanitária causada pela pandemia de Covid-19 trouxe a necessidade da adaptação da prestação de serviços que ainda eram oferecidos em suporte analógico e por meio presencial, havendo assim, uma repentina, e em alguns casos, não planejada, transição destes serviços para o universo digital. Portanto, foi necessário readequar práticas, rotinas e culturas, o que pode ser considerado desafiador no contexto em que a transformação digital precisa ser encarada como um processo planejado e contínuo em detrimento dos processos disruptivos. Diante desse desafio, foi preciso decidir como determinados serviços seriam inseridos no ambiente digital. Não obstante, e visando atender as demandas advindas da pandemia, a Universidade Federal do Ceará (UFC) ampliou os serviços ofertados à comunidade acadêmica, das mais diversas maneiras, não medindo esforços para que as atividades administrativas e acadêmicas não sofressem impactos em uma possível paralisação de atividades. Considerando tal contexto, foi desenvolvido um relato de experiência, partindo da observação dos autores. Para embasar as vivências que serão expostas foi realizada uma pesquisa bibliográfica e documental utilizando os termos “Transformação digital”, “Processo eletrônico Nacional”, “Sistema Eletrônico de Informações”, “documento digital”, “documento arquivístico digital” e “preservação digital”. Possui o objetivo de apresentar as modificações ocorridas com a transformação digital sobre os processos administrativos e a produção documental arquivística no contexto da pandemia. Para este alcance, irá: contextualizar a adoção do processo eletrônico na UFC; descrever os impactos do uso do processo eletrônico no contexto pandêmico; e avaliar as implicações da ampliação do uso das tecnologias para produção, armazenamento e preservação de informações arquivísticas. O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma ação de órgãos e entidades de diferentes esferas da máquina pública, a fim de constituir uma infraestrutura pública de processos, documentos e de fluxos de trabalhos em meio eletrônico. A adesão a essa iniciativa tornou-se uma obrigatoriedade para as Universidades Federais a partir do ano de 2015, quando a Presidência da República publicou o Decreto nº 8539 (BRASIL, 2015), que dispunha a respeito do uso do meio eletrônico no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. À vista disso, o Ministério da Educação através da Portaria 1.042/2015 sugeriu a aderência ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI) (BRASIL, 2015). O SEI é um sistema de gestão de processos administrativos, que oferece funcionalidades para produção, edição, assinatura e trâmite de tais processos em meio digital. Nesse sentido, no ano de 2018 após procedimentos de parametrização e implementação, a UFC passou a produzir todos os seus processos administrativos na plataforma supracitada, atendendo assim as exigências legais que lhe foram impostas, buscando propiciar maior celeridade, eficiência, eficácia, redução de custos e melhorias nos processos de transparência, accountability e governança. Ainda que o processo eletrônico estivesse em operação desde 2018, mediante o início da pandemia, houve uma ampliação do quantitativo de criação de documentos arquivísticos em ambiente digital. Nesse quesito, o SEI é a plataforma mais utilizada na Universidade. O início da pandemia ocasionou a inclusão de fluxos de trabalho que antes eram realizados da forma convencional e que ocorriam através dos encontros presenciais. Um exemplo disso são as emissões de declarações de alunos e reuniões de Conselhos e de Departamentos, que passaram a ter seus registros inseridos no SEI. No entanto, é reconhecido que esta não se caracteriza como a forma mais adequada de utilização da ferramenta. Conforme recomendado pelo Arquivo Nacional, deve-se utilizar o SEI para criação de processos administrativos, e evitar a inclusão de fluxos de trabalho menos complexos. (ARQUIVO NACIONAL, 2018). Mediante a necessidade, optou-se pela inclusão destes fluxos de trabalho em detrimento da criação e tramitação apenas de processos administrativos. Entende-se que, para inclusão de registros que não se configuram como processo administrativo, devem-se criar soluções através de outras plataformas que atendam às necessidades individuais para cada fluxo de trabalho. O trabalho remoto dos servidores, inclusive das aulas remotas, mantendo o calendário acadêmico, foi o impulsionador desta expansão. Percebe-se que neste sentido, os benefícios são notórios, trazendo eficiência e mantendo as atividades administrativas em dia, com os menores impactos negativos possíveis. Contudo, esses documentos arquivísticos que passam a ser produzidos em ambiente digital e em alguns casos em plataformas que não foram originalmente criados para o registro de determinadas atividades, possuem algumas singularidades. Por estar dentro de um contexto de celeridade na obsolescência dos suportes em que são registrados, tais documentos podem se tornar efêmeros e não sobreviverem sem ação e planejamento humano. A propaganda do Governo Federal, a ausência de uma transformação digital devidamente planejada e os anseios de uma sociedade que clama por uma celeridade e que para ser atendida desconsidera outros elementos igualmente importantes, parece incentivar a transformação digital, apenas em uma ponta: a da produção de documentos arquivísticos. Esse impulso pela transformação visando apenas a produção documental leva em conta questões de viés administrativos, mas desconsidera questões relativas à preservação de longo prazo e nem sempre seguem critérios arquivísticos, como a manutenção de uma cadeia de custódia. Nesse sentido, é fundamental o estabelecimento de políticas, procedimentos e práticas de preservação digital que visem garantir a longevidade e a autenticidade dos documentos digitais (MÁRDERO ARELLANO, 2008), a adoção de plataformas tecnológicas adequadas à gestão de documentos arquivísticos digitais, como SIGADs, RDC-Arq e Plataformas de Difusão, Acesso e Descrição, além de atender ao que dispõe à legislação nacional sobre os documentos públicos e, portanto, não deve ser encarada como uma opção, mas sim como um dever pelas instituições públicas. Pois “Embora o Decreto nº 8.539/2015 não especifique claramente diversos conceitos de gestão arquivística que os sistemas informatizados para a produção de documentos arquivísticos devem atender, infere-se que as instituições devem levar em consideração a legislação nacional voltada à gestão dos documentos públicos e as Resoluções e Orientações Técnicas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos” (SCHAFER et al., 2018, p. 170). Além disso, o campo do saber arquivístico tem que estar disposto a revisar seus princípios pragmáticos e epistemológicos, ocasionando naquilo que pode ser considerado um marco paradigmático na trajetória histórica desta área. (RONDINELLI, 2005). No âmbito da Universidade Federal do Ceará, é relevante frisar que a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) tem buscado a sensibilização da alta gestão no sentido da institucionalização de políticas arquivísticas, que contemplem não só o legado documental existente na Universidade, mas também os documentos arquivísticos que são produzidos e armazenados em ambientes digitais. Além disso, promove palestras, eventos, com a intenção de dar conhecimento à comunidade acadêmica nas questões que envolvem a importância que deve ser dispensada aos documentos de arquivo. Diante do exposto conclui-se que os processos administrativos e a produção de documentos arquivísticos na UFC vêm sofrendo alterações ocasionadas pela transformação digital de forma direta por meio da virtualização dos referidos processos. Esta adequação tecnológica, evidenciada com a pandemia, apesar de benéfica por proporcionar a continuidade dos fluxos de trabalho de forma remota, poderá resultar em problemas futuros devido à ausência de planejamento para implantação das ferramentas tecnológicas e de políticas adequadas visando à gestão e preservação documental. O SEI possibilita liberdade na produção de tipos de processo e criação de modelos de documentos e formulários, logo, pode-se parametrizar o sistema de forma que não atenda aos requisitos propostos. A inclusão de processos apenas para produção e armazenamento de documentos arquivísticos se constitui em um uso indevido do sistema, que foge aos objetivos do SEI. Desta forma, observa-se que os problemas existentes na forma analógica estão sendo transferidos para o meio digital, como por exemplo, a ausência do tratamento dos documentos no que tange à gestão documental. A massa documental tem crescido na instituição e ainda não existe de forma tangente, um módulo ou sistema que realize a gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais. Diante destes pressupostos, salienta-se a importância de profissionais capacitados para a condução da parametrização e customização das ferramentas tecnológicas, bem como a criação de um Sistema de Arquivos (SIARQ) e de um Arquivo Central que esteja inserido em uma posição estratégica na estrutura organizacional do órgão e represente a liderança institucional na busca pelo enfrentamento dos desafios que foram apontados nesse resumo.
