Considerando que muitas instituições geralmente não possuem instrumentos de gestão de documentos e, quando possuem, estes são inconsistentes, o objetivo deste trabalho é discutir acerca da elaboração de planos de classificação de acordo com as teorias arquivísticas. Para tanto, procede-se a uma investigação na literatura da área no que tange à função classificação, bem como no estudo comparativo do código de classificação por assunto do CONARQ e o plano de classificação funcional do SAESP, ambos para as atividades-meio do executivo federal e estadual, respectivamente. Nosso campo empírico é o instrumento de classificação do arquivo institucional da Academia Brasileira de Letras (ABL), no qual se observa que foi elaborado a partir da metodologia desenvolvida pelo CONARQ, ou seja, por assunto. Tais análises nos permitem concluir que a utilização dessa metodologia faz com que as instituições organizem seus documentos por assunto, prejudicando assim o reconhecimento das ações que dão origem aos seus documentos ,e consequentemente, seus valores probatórios, além da organicidade da produção documental.
