Resumo
Los documentos son evidencia de las actividades de las instituciones. Su producción, registro, conservación y disposición final, requiere de políticas y requisitos para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad de éstos a lo largo del tiempo. La gobernanza de los datos y el proceso de toma de decisiones de las instituciones públicas debe realizarse mediante un sistema automatizado para la gestión documental, el cual desde su diseño e implementación debe considerar el contexto de la organización, los requisitos de información para la gestión de documentos, información y datos, la interoperabilidad con otras aplicaciones y la utilización, reutilización y explotación de la información y datos que contienen, con miras a que las instituciones funcionen de manera más eficiente y tomen mejores decisiones basadas en evidencia, especialmente para el diseño, ejecución y seguimiento de políticas públicas. Los sistemas automatizados para la gestión documental pueden diseñarse para gestionar documentos, pero también pueden para gestionar otros procesos de negocio de la institución atendiendo la creación, captura y gestión de los documentos, incluso a nivel de datos desagregados y metadatos que favorezcan el uso y reutilización de éstos para diferentes finalidades, con lo cual se maximiza el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, el ejercicio del derecho de acceso a la información, la protección de datos personales, la rendición de cuentas y la mejora en los procesos de toma de decisiones. El presente trabajo destaca la utilidad y conveniencia de aplicar la Gestión de Procesos de Negocios (B.P.M., por sus siglas en inglés Business Process Management) desde el diseño de un sistema automatizado para la gestión documental con una visión integral de los procesos de negocio de la institución asociados a la gestión documental. Considerando el BPM es una metodología orientada a los procesos de negocio con un enfoque integral entre procesos, sus responsables y tecnologías de la información que permite identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorear, controlar y medir los procesos de una institución para asegurar que éstos sean eficientes y efectivos. Lo cual sin duda resulta positivo para las instituciones públicas con el propósito de que el uso sus recursos se realice de manera más eficiente y sus procesos estén sujetos a una mejora continua de manera permanente. Es por ello que los sistemas automatizados para la gestión documental brindan la oportunidad de optimizar la eficiencia de la operación de las instituciones, pero también pueden automatizar los procesos de gestión documental que contribuyan a que los sujetos obligados den cumplimiento de las obligaciones de transparencia y reduzcan el uso de papel, pero también en beneficio de la ciudadanía para el ejercicio de sus derechos, entre los que destaca el acceso a la información, la protección de sus datos personales y el acceso a servicios.
