Resumo
A Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) completou, em 2020, um século de existência. Diante desse fato, a instituição possui um enorme patrimônio documental acumulado, onde representa a história da Universidade e mantém viva sua memória. Durante os seus 100 anos de história, a Universidade Federal do Rio de Janeiro foi ampliando sua estrutura acadêmica e administrativa. Com isso houve um crescimento exponencial na produção documental. Diante deste quadro, observou-se que as políticas de gestão arquivística, e consequentemente de preservação, não acompanharam paralelamente tal crescimento. Nas últimas décadas foram concentrados esforços para o tratamento de todo o passivo acumulado, não apenas nos depósitos do Arquivo Central, mas de todos os depósitos que contém documentos arquivísticos nas unidades da UFRJ, porém o avanço nas políticas arquivísticas ainda não foi suficiente para contemplar todas as atividades de preservação documental da instituição. Facilitar o acesso e preservar documentos é um dever das instituições públicas. De acordo com a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, cabe aos órgãos e entidades do poder público, assegurar a gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação. De acordo com Schellenberg (2006, p. 37), "para serem considerados arquivos, os documentos devem ter sido criados e acumulados na consecução de algum objetivo". Numa instituição pública, como no caso da UFRJ, esse objetivo é refletido no cumprimento de sua missão oficial que é "contribuir para o avanço científico, tecnológico, artístico e cultural da sociedade por meio de suas atividades de ensino, pesquisa e extensão". Ressalta-se que a UFRJ é a maior e mais antiga Universidade Federal do País, contendo em seus acervos documentos pertencentes às escolas que deram origem à mesma em 1920, assim como uma diversidade de acervos doados e que estão distribuídos nos vários arquivos setoriais e centros de memória da instituição. Diante do problema apresentado, através do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos (PPGARQ) em seu Mestrado Profissional, propomos uma reflexão sobre como aplicar diretrizes de boas práticas de conservação preventiva de documentos na UFRJ. Para isso, foram buscadas informações acerca dos conceitos de Preservação, Conservação Preventiva e Metodologia de Gerenciamento de Riscos em Conway (2001), Pedersoli (2010), Bojanoski (2018), Spinelli (1997), Leite (2021), no Guia de Gestão de Riscos para o Patrimônio Museológico (IBERMUSEUS; ICCROM, 2017) e na norma internacional ISO 31000:2009 (Gestão de riscos – Princípios e diretrizes), que, no decorrer do processo de pesquisa nos pareceu uma opção viável de estratégia de redução de impactos provenientes de agentes causadores de degradação de acervos. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 135) traz a seguinte definição para preservação: "prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico" (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Para que ocorra preservação, é necessária a observação da ação dos agentes de degradação, que podem ser internos ou externos. Conway (2001, p. 14) sugere que a essência na preservação documental está na alocação de recursos. Pessoas, recursos e materiais devem ser requeridos, organizados e postos em prática para assegurar a proteção adequada às fontes de informação, ou seja, Conway vai mais além do que o conceito do Dicionário de Terminologia, pois para o ato de prevenir danos requer um planejamento de distribuição de recursos, e isto envolve, além da atividade técnica em si, toda uma disponibilidade administrativa, orçamentária e estratégica. Esta amplitude da preservação é entendida por Bojanoski (2018, p. 46) dizendo que a preservação, está associada com a salvaguarda dos bens culturais em um sentido mais amplo e geral. Neste sentido, a preservação é o termo que abriga outros domínios de conhecimento, da qual a Conservação é uma das disciplinas. De acordo com Leite (2021, p. 16) a gestão de riscos, caracteriza-se como uma metodologia que contribui para o planejamento e a execução da administração da preservação como um todo. Segundo Pedersoli (2010, p. 8) o gerenciamento de riscos é uma ferramenta de gestão eficaz para otimizar a tomada de decisões dirigidas à conservação e uso do patrimônio cultural. Sua utilização fornece uma visão abrangente e simultânea dos diversos tipos de risco para o patrimônio, desde eventos emergenciais e catastróficos (grandes incêndios, enchentes etc.) até os diferentes processos de degradação que ocorrem de forma mais lenta e contínua (enfraquecimento de suportes celulósicos, danos por insetos, corrosão por tintas ferrogálicas etc.). Pedersoli (2010, p.8) ressalta que a partir da identificação e análise desses riscos, é possível estabelecer prioridades de ação e alocação de recursos para mitigá-los. Observando o Guia de Gestão de Riscos para o Patrimônio Museológico a gestão de riscos abrange tudo o que fazemos para compreender e lidar com possíveis impactos negativos sobre nossos objetivos. Neste mesmo guia são apresentadas etapas do processo de gestão de riscos que são: estudo do contexto, identificação de riscos, análise de riscos, avaliação de riscos, tratamento e monitoramento (com fins de melhoria constante do processo). O objetivo geral deste trabalho é apresentar um diagnóstico propositivo com estratégias para a preservação do acervo de documentos analógicos em suporte papel para os três depósitos do Arquivo Central da UFRJ. Os objetivos específicos são: Estudar o tema de Conservação Preventiva para documentos analógicos em suporte papel e Gestão de Riscos em Arquivos estabelecidos na literatura; realizar análise do contexto que está inserido o acervo arquivístico dos depósitos do Arquivo Central da UFRJ, assim como identificar os agentes de deterioração, as camadas de envoltório e os tipos de risco, analisar os riscos identificados e avaliar os níveis de prioridade de tratamento e propor medidas eficazes para eliminar e reduzir riscos. Devido à magnitude da Instituição estudada, foi decidido realizar apenas as etapas: estudo do contexto, identificação, análise e avaliação dos riscos no âmbito do Arquivo Central da UFRJ, este que em sua composição atual conta com três depósitos e cerca de 2.754,96 m lineares de documentos em suporte papel com data-limite entre 1920 e 2021. Esta apresentação visa dar um panorama parcial na aplicabilidade das etapas de gestão de riscos delimitada ao Arquivo Central da UFRJ, com base nos levantamentos e nas medições já realizadas. Vale ressaltar que o Arquivo Central também é responsável pela custódia do acervo micrográfico da UFRJ, assim como pela inclusão dos tipos documentais nato-digitais no sistema de negócios SEI-UFRJ, porém, devido ao curto cronograma, não são abarcados nesta pesquisa. Como produto final da pesquisa em desenvolvimento no PPGARQ, será realizado um diagnóstico propositivo com a função de endossar junto à administração superior a importância das aplicações necessárias contidas, reduzindo a ação e os impactos dos agentes de deterioração, entendendo a magnitude dos riscos contidos, contribuindo assim para a manutenção do acervo e facilitação do acesso aos documentos.
