Resumo
Este resumo tem o objetivo de apresentar um relato de experiência da implantação da transformação digital do acervo documental da Universidade Federal de Lavras (UFLA), considerando o programa TransformaGov, do Governo Federal. Segundo Mussi et al. (2021, p. 65) “relato de experiência é um tipo de produção de conhecimento, cujo texto trata de uma vivência acadêmica e/ou profissional em um dos pilares da formação universitária (ensino, pesquisa e extensão), cuja característica principal é a descrição da intervenção”. De acordo com Castells (1999), o desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação geram uma revolução, uma ruptura histórica que tem impacto nos sistemas de produção, na cultura e no trabalho. As tecnologias alteram a forma dos indivíduos se relacionarem, os sistemas de produção e consumo, e geram transformações na relação entre cidadãos, organizações e estados. Com a globalização e a integração dos mercados a nível mundial, os Estados foram obrigados a redefinir suas funções a fim de tornar suas economias internacionalmente competitivas (PEREIRA, 1998). No Brasil, a reforma administrativa da década de 1990 impulsionou o investimento do governo em TICs. Segundo Diniz et al. (2009, p. 27), “[...] o uso estratégico das TICs como elemento viabilizador de um novo modelo de gestão pública evoluiu para o que hoje é chamado de governo eletrônico”. Com base nos levantamentos feitos por Diniz et al. (2009), apresentamos as fases da evolução do uso de TIC no funcionalismo público brasileiro. Considerando uma abordagem estrutural, temos de 1950 a 1960 a fase chamada de pioneirismo; entre 1960 e 1970, a chamada fase de centralização; em 1980 a fase de terceirização; e em 1990 o governo eletrônico propriamente dito. Já numa perspectiva das aplicações dessa modernização do governo, tem-se: de 1970 a 1992 a fase de gestão interna; entre 1993 e 1998 a fase de informações ao cidadão, e; 1999 a entrega de serviços via internet. A partir destes levantamentos, é possível visualizar que o uso das TICs para atendimento às demandas da sociedade teve início na década de 90. Com a evolução tecnológica, o Governo Eletrônico foi substituído pelo Governo Digital. O Governo Digital, segundo nota do Tribunal de Contas da União (BRASIL, 2022), tem por objetivo a reconstrução de processos por meio da utilização de dados disponíveis otimizando e transformando os serviços públicos, tornando então o Estado menos burocrático e mais moderno. Dentre as várias iniciativas que perpassam a criação de 40 portais, decretos, leis e políticas, destacamos a importância daquelas advindas dos Decretos nº 9.319, de 21 de março de 2018 e nº 9.756, de 11 de abril de 2019, que instituem, respectivamente, a centralização de “[...] informações institucionais, notícias e serviços públicos prestados pelo Governo federal” (BRASIL, 2018), e a unificação dos canais digitais do Governo Federal (BRASIL, 2019). Estas iniciativas permitiram ao Brasil a sétima posição no ranking mundial em maturidade de Governo Digital elaborado pelo Banco Mundial. Dando continuidade à transformação digital do Estado, outro importante passo foi a instituição, pelo Poder Executivo Federal através do Decreto nº 10.382, de 28 de maio de 2020 (BRASIL, 2020b), do Programa de Gestão Estratégica e Transformação do Estado (PGT), também conhecido como TransformaGov. Este programa é constituído de ações de curto e médio prazo que visam desenvolver e aprimorar a gestão de órgãos da administração pública federal. O TransformaGov aloca essas ações em cinco dimensões, que são: Governança e gestão estratégica, Gestão de pessoas, Arranjos institucionais e estruturas organizacionais, Infraestrutura e logística e Processos. Por meio da dimensão “Processos”, o programa busca a simplificação, a digitalização, a integração e a centralização dos processos finalísticos, gerenciais e de suporte dos órgãos da administração pública federal. É da implantação das ações desta dimensão que se trata este relato. Dentro do âmbito do TransformaGov, a UFLA tem o objetivo de implementar ações nas áreas de gestão estratégica, processos de trabalho, arranjos institucionais, infraestrutura e logística e pessoas. Para iniciar o programa na universidade, ações foram definidas, a partir da criação de grupos de trabalho. Estes grupos de trabalho tiveram suas ações distribuídas entre os servidores dos departamentos administrativos da Universidade, conforme a área de atuação. Apresentamos, na sequência, os grupos de trabalho, que são: Raio X, Governança e gestão estratégica, Patrimônio e custeio, e, Informação corporativa. O painel de “Raio X” é uma ferramenta gerencial, que tem o objetivo de fomentar o acompanhamento da gestão pública, seu aprimoramento por meio do uso de dados e informações, e de impulsionar o fortalecimento dos sistemas estruturadores do Governo Federal. Outro grupo de trabalho chama-se “Governança e gestão estratégica”, este tem como objetivo a implantação do programa de gestão da UFLA, de acordo com a IN 65/2020, do Ministério da Economia, além de implantar o PagTesouro, a fim de simplificar a burocracia para os contribuintes que precisam realizar pagamentos para a administração pública federal. Foi também criado o grupo “Patrimônio e custeio”, cujos objetivos são: implementar uma solução centralizada de administração de patrimônio mobiliário e inventário (SIADS), efetivar a adesão da universidade ao Almoxarifado Virtual Nacional, entre outras questões relacionadas ao patrimônio institucional. Tem-se ainda o grupo responsável pela “Informação corporativa”, na qual tem a responsabilidade de proceder à organização e tratamento do acervo documental da UFLA e realizar a eliminação dos documentos, cuja temporalidade tenha sido cumprida. A UFLA aderiu ao programa TransformaGov em novembro de 2021, com previsão de execução de suas ações no período de dezembro de 2021 a novembro de 2023. Com o objetivo de desenvolver as ações do grupo “Informação corporativa”, iniciou-se os trabalhos realizando um mapeamento documental em cada unidade acadêmica e administrativa da universidade, a fim de promover um diagnóstico situacional dos documentos que são gerados, tramitados e guardados em cada unidade ou departamento. Após o recebimento dos documentos, de cada unidade, foi elaborada uma planilha no Excel, relacionando os metadados necessários para identificação de cada documento. Para a construção dos metadados, foi considerado o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 (BRASIL, 2020a), no qual apresenta alguns metadados exigidos na digitalização dos documentos analógicos. Além dos campos indicados no referido decreto, foram inseridos outros metadados que foram considerados importantes, sobretudo para a pesquisa dos dados. Os metadados designados são: Título do documento, Sigla do documento, Assunto, Tipo documental, Gênero, Classe/Subclasse, Temporalidade (fase corrente, intermediária e destinação), Natureza do documento, Observação (da origem do documento), Observação (da tabela de temporalidade), Classificação da assinatura eletrônica, Utilização do documento, Unidade de origem, Autor (pessoa que emitiu o documento), Data e local da digitalização, Identificador do documento digital, Responsável pela digitalização, Hash e Data de produção do documento original. Adotou-se ainda, o “Código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior” e a “Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos [...]”, a partir da Portaria AN nº 92, de 23 de setembro de 2011 (ARQUIVO NACIONAL, 2011) e o “Código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal” (ARQUIVO NACIONAL, 2020), para a classificação dos documentos, considerando os relativos às atividades-fim e atividades-meio. Para cada tipo de documento, foi relacionado o código de classificação, a temporalidade e os metadados, relacionados individualmente. Atualmente, este trabalho encontra-se em processo de desenvolvimento, sendo que nas unidades acadêmicas o mapeamento e a classificação encontram-se em fase avançada, com aproximadamente 80% dos documentos tratados. Já dos documentos das unidades administrativas, apenas 10% dos documentos foram categorizados. Após a conclusão desta etapa, será iniciado o processo de transformação digital, considerando a legislação vigente, bem como as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), para digitalização, indexação, custódia, tanto dos representantes digitais, quanto dos analógicos, dos quais são classificados como permanentes. Com relação aos demais documentos, após a digitalização, pretende-se realizar o processo de eliminação, conforme orientação do Conarq (GONÇALVES et al., 2020). A estimativa é de que as ações atribuídas ao grupo “Informações Coorporativas”, sejam concluídas até novembro de 2023. Com este projeto concluído, pretende-se ampliar e facilitar o acesso à informação aos cidadãos, promover a redução do fluxo e consumo de papel, evitar o manuseio dos documentos analógicos permanentes, dilatando a vida útil destes, reduzir o custo de guarda dos documentos analógicos e, principalmente, favorecer a celeridade nas tomadas de decisão.
