Resumo
Diante do diagnóstico da situação dos arquivos municipais entendeu-se que a melhor maneira de contribuir para que os municípios pudessem criar, organizar seus arquivos e recorrer a tecnologias da informação, pelo menos em patamar mais confortável e criterioso, seria adotar estratégias para conduzir os arquivos à uma posição de liderança na implantação de política de gestão de documentos e informações municipais – GSDIM - integrando solução tecnológica aos princípios arquivísticos padronizados. Para alcançar tal propósito recorreu-se às seguintes metodologias e estratégias: 1 - Considerar o contexto da produção documental - princípio da funcionalidade - considerando que os municípios brasileiros: a. Mantiveram-se no mesmo arcabouço jurídico, através dos séculos; b. Conservaram as mesmas funções públicas, fundamentais à comunidade; c. Produzem os mesmos documentos e acumulam as mesmas séries documentais. 2 - Desenvolver os trabalhos de Classificação Funcional simultaneamente aos trabalhos de Avaliação; 3 - Elaborar o Quadro de Classificação Funcional, a partir de macro-funções, funções, atividades, séries documentais correspondentes, como elemento fundamental para a elaboração das tabelas de temporalidade e demais instrumentos arquivísticos padronizados (descrição, destinação, acesso e rastreabilidade); 4 - Participar da pesquisa para a criação da solução tecnológica adequada; 5 - Escolher um município para servir como projeto piloto, na primeira fase de desenvolvimento da pesquisa teórica da GSDIM. 6 - Escolher outros municípios localizados em regiões distantes do país, com diferente evolução e características sócio - econômicas e culturais, mas que apresentassem o mesmo diagnóstico em relação aos arquivos e a gestão documental. Nesses municípios foram desenvolvidas pesquisas práticas de aplicação do Quadro Funcional, Tabelas de Temporalidade e demais instrumentos padronizados de controle da destinação final e da solução tecnológica. 7 - Formalizar parcerias e acordos de cooperação técnica entre as cidades brasileiras e alguns países da Ibero-América. 8 - Realizar cursos, oficinas, encontros, seminários e congressos com o objetivo de capacitar os profissionais envolvidos, discutir e divulgar o mais amplamente possível fundamentos teóricos e metodológicos de trabalho, bem como as possibilidades de aplicação dos instrumentos arquivísticos e de procedimentos automatizados. A estratégia política de capacitação e atualização de funcionários municipais incluiu o uso de informática como ferramenta de acesso e controle, mas também de inclusão digital e valorização do profissional de arquivo e dos agentes públicos. 9 - Realizar audiências públicas, convocadas pelos Prefeitos Municipais. Essas audiências atraíram o interesse e apoio do Governo Municipal (Poderes Executivo e Legislativo), da imprensa e dos segmentos mais representativos da comunidade local. 10 – Propagar a metodologia e estratégia aos demais municípios brasileiros e latino-americanos; Muitas ações foram planejadas em busca de parcerias e colaboração entre instituições arquivísticas, empresas de informática, especialistas em Admininistração, com os profissionais das áreas que desempenham funções na prestação de serviços públicos municipais, portanto, os produtores de documentos, responsáveis pelo fluxo documental e gestores de processos municipais. Parcerias, cooperação e interdisciplinaridade foram os caminhos considerados estratégicos para realizar a avaliação funcional nos municípios brasileiros, a partir do contexto da produção documental, no mesmo momento da criação de sistemas e banco de dados, na perspectiva de uma sociedade dominada pela tecnologia da informação e de explosão de fluxos documentais.
