O presente trabalho visa demonstrar as empresas de João Pessoa – Paraíba a necessidade de implementação da gestão de documentos em seus arquivos, a fim que essas possam avaliar, organizar, preservar, recuperar e disseminar informações que garantam uma gestão de conhecimento. A grande massa documental nas instituições e as novas tecnologias inseridas nas produções de arquivos e o crescente interesse na preservação da memória levaram a criação da gestão de documentos no intuito de buscar economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação dos documentos. A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Administrar ou gerenciar os documentos arquivísticos a partir da aplicação de conceitos e teorias ditas pela Arquivologia, garante as instituições obter maior controle sobre as informações que produzem ou recebem; racionalizar o espaço de guarda de documentos; desenvolver com mais rapidez e eficiência suas competências, para atender as necessidades dos clientes e cidadãos. O arquivista por ter conhecimento das práticas concernente à arquivologia, passa agora ter o papel de conscientizar todos aqueles que administram as empresas que: ter uma gestão eficiente nos setores de arquivo é sinônimo de economia, tanto de tempo, quanto de dinheiro. Para obtenção dos resultados almejados, entrelaçamos algumas atividades a serem desenvolvidas durante todo o processo, tais como: exposição da temática respaldada por Paes (1991), Duranti (1994), Sousa (2003), e outros autores; visita as empresas e conseqüentemente aplicação de diagnóstico e se conseguido o objetivo, a aplicação da gestão documental. A pesquisa, que está em andamento, já sinaliza que a maioria das empresas visitadas não há uma gestão em seus arquivos e que muitas informações já foram perdidas.
This paper aims to demonstrate the companies from Joao Pessoa - Paraiba the need for implementation of the management of documents in its files, so that they can evaluate, organize, preserve, retrieve and disseminate information to ensure proper management of knowledge. The great mass desk in the institutions and new technologies incorporated in the production of files and growing interest in preserving the memory led to the creation of the management of documents in order to get economy and efficiency in production, maintenance, use and distribution of documents. The function of a file is saved to provide documentation and mainly concerned the information contained in its collection quickly and safely. Administer or manage the documents arquivísticos from the application of concepts and theories by Arquivologia said, ensures the institutions achieve greater control over the information they produce or receive, rationalize the area of custody of documents; develop more quickly and efficiently their competencies to address the needs of customers and citizens. The archivist for having knowledge of practices regarding arquivologia, now have the role of awareness all those who manage businesses that have an efficient management in sectors of file is synonymous with economy, both of time, how much money. To obtain the desired results, interlacing some activities to be developed throughout the process, such as the thematic exhibition accompanied by Paes (1991), Durant (1994), Sousa (2003), Garden (1987) and other authors, visit the companies and therefore implementation of diagnosis and whether the goal achieved, the implementation of document management. The survey, which is in progress, already indicates that most companies visited there is no management in its files and that many details have already been lost.
