Os documentos que são produzidos, recebidos e acumulados pelas organizações são essenciais para as tomadas de decisões, seja para a comprovação de direitos, de deveres, assim como para o registro da memória dos processos de trabalho. Isso denota que as organizações que não possuem políticas arquivísticas referentes a normas, métodos e procedimentos contribuem para que haja maior dificuldade em relação ao acesso às informações. Considerando este contexto, coloca-se como problema de pesquisa: quais são as ferramentas capazes de auxiliar as organizações no mapeamento de seus processos e contribuir com a gestão de documentos? Para nortear a busca pela resposta à questão-problema desta pesquisa estabeleceu-se como objetivo geral identificar um conjunto de ferramentas de gestão administrativa, que combinem características complementares capazes de mapear processos e informações no ambiente organizacional e caracterizar sua ligação com o processo de gestão de documentos. Como fundamentação teórica são utilizados conceitos da Arquivologia, especificamente a Gestão de Documentos, e da Teoria da Administração, tendo em vista as ferramentas de mapeamento de processos adequadas ao tema. A pesquisa caracteriza-se como qualitativa, de natureza exploratória e descritiva, buscando apresentar as características das ferramentas identificadas. Como resultado, propõe-se o uso do Método de Análise e Melhoria de Processos (MAMP) uma vez que sua aplicação que proporciona o aprofundamento da coleta de informações, o detalhamento e registro dos processos e a visualização gráfica de cada elemento processual estudado.
Contribution of administrative tools for document management: the process analysis and improvement method (MAMP)
Abstract/Résumé/Resumen
Documents that are produced, received and accumulated by organizations are essential for decision-making, whether for proving rights, duties, as well as recording the memory of work processes. This denotes that organizations that do not have archival policies regarding standards, methods and procedures contribute to greater difficulty in accessing information. Considering this context, the research problem arises: what are the tools capable of assisting organizations in mapping their processes and contributing to document management In order to guide the search for the answer to the problema-question of this research, it was established as a general objective to identify a set of administrative management tools, which combine complementary characteristics capable of mapping processes and information in the organizational environment and characterizing its connection with the document management process. As a theoretical foundation, concepts from Archivology, specifically Records Management, and from Theory of Administration are used, in view of the process mapping tools appropriateto the theme. The research is characterized as qualitative, exploratory and descriptive, seeking to present the characteristics of the identified tools. As a result, it is proposed to use two tools that were analyzed in the work to be used together: the Method of Analysis and Process Improvement (MAMP), in an application hierarchy that provides the deepening of information collection, the details and registration of the processes and the graphic visualization of each procedural element studied.
