O volume de documentos de arquivo da Administração Pública Federal é muito grande. Esse fenômeno foi constatado por vários diagnósticos da situação arquivística, elaborados desde a década de 1950. A incipiente organização desses documentos pode ser verificada pela ausência da aplicação de princípios e conceitos arquivísticos, principalmente o de gestão de documentos e de arquivos. Não há informações sobre a forma como os documentos estão sendo organizados no ambiente digital ou mesmo se houve uma melhora em sua organização em relação ao ambiente tradicional de acumulação. O tema deste artigo é a organização de documentos de arquivo na Administração Pública Federal, mais especificamente os documentos digitais de arquivo. A pesquisa tem como objetivo compreender como os documentos de arquivo digitais estão sendo organizados na Administração Pública Federal. Foram identificados quatro espaços de armazenamento desses documentos: os computadores “pessoais” utilizados pelos servidores no desenvolvimento de suas atividades; os servidores de e-mails; os sistemas eletrônicos de informação; e os sistemas de negócio. A pesquisa, quanto aos seus objetivos, é do tipo descritiva. Quanto à natureza dos dados, a pesquisa é quali-quantitativa. Trata-se, portanto, de uma pesquisa bibliográfica e documental e de um levantamento de dados em relação aos procedimentos de coleta e às fontes de informação. Percebeu-se que a forma empírica e improvisada de classificação de documentos de arquivo que já existia no ambiente tradicional continua presente no ambiente digital.
The organization of digital record in the Brazilian Federal Administration
Abstract/Résumé/Resumen
The volume of records in the Federal Public Administration is very large. This phenomenon was verified by several diagnoses of the archival situation, prepared since the 1950s. The incipient organization of these records can be verified by the absence of application of archival principles and concepts, especially that of archives and records management. There is no information about how the records are being organized in the digital environment or even if there has been an improvement in their organization in relation to the traditional accumulation environment. The subject of this paper is the organization of records in the Federal Public Administration, specifically digital records. The research aims to understand how digital record are being organized in the Federal Public Administration. Four spaces for storing these records were identified: the "personal" computers used by the servers in the development of their activities; the e-mail servers; the electronic information systems; and the business systems. The research, as to its objectives, is of the descriptive type. As for the nature of the data, the research is quali-quantitative. It is, therefore, a bibliographic and documental research and a data survey in relation to the collection procedures and the sources of information. It was realized that the empirical and improvised way of record classification that already existed in the traditional environment is still present in the digital environment.
