Módulo de Documentos Acadêmicos: Desenvolvimento e Desafios de Integração dos Sistemas Legados da Instituição para Envio e Gestão Eficiente da Preservação Documental

Resumo

Tem sido observadas dificuldades enfrentadas por algumas unidades desta universidade durante a execução de processos em que seja necessário o uso de documentos de estudantes pleiteantes de serviços e auxílios universitários, e em face da necessidade de criação de um repositório único de documentos de estudantes, o módulo documental foi proposto para que as unidades acadêmicas e administrativas desta universidade solicitem dos estudantes apenas documentos que ainda não constem neste repositório, diminuindo assim a burocracia evitando custos desnecessários. Congregando com as ações de transformação digital vigentes na instituição e a obrigatoriedade instituída às IES para implementação do acervo acadêmico digital, este trabalho tem como objetivo projetar e desenvolver um módulo documental para a gestão do dossiê do estudante, de modo que documentos sejam enviados apenas uma vez para a instituição e reutilizados em seus processos distintos. A decisão deste projeto foi alinhada ao objetivo de obter uma solução integrada aos processos suportados pelo sistema próprio de gestão da instituição, e à necessidade de atender requisitos de controle principalmente relacionados à processos da área de assistência social e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais). O módulo documental trata-se de uma API (Application Programming Interface), com acesso via requisições REST e com um front-end que possibilita a realização de configurações e operações padronizadas. Com a implantação do módulo documental na instituição, vários fluxos, processos e sistemas que atualmente precisam armazenar documentos serão beneficiados, uma vez que o mesmo documento utilizado em um processo poderá ser utilizado em algum outro processo na instituição, reduzindo o custo operacional de validação e gestão documental. O usuário final conseguirá visualizar processos e documentos ligados a seu dossiê, e a validação de um documento irá ocorrer somente uma vez, ficando disponível para todos os outros sistemas utilizarem. Destaca-se o desafio da utilização da ferramenta é adequar os sistemas legados da instituição para envio da documentação através da API do módulo documental e migrar os documentos já recolhidos nestes sistemas para a nova arquitetura de preservação e gestão documental do módulo. Rotinas de integração com um RDC-arq (Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis) são objetos de estudo para as
próximas etapas de desenvolvimento.