O Projeto do Assentamento Funcional Digital - AFD Legado foi planejado e desenvolvido na Universidade Federal de Ouro Preto (UFOP) a partir de 2017 pela Coordenadoria de Arquivo Central (CARC) em parceria com a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas. O AFD Legado é realizado em diversas etapas e, para alcançar os objetivos da digitalização das pastas dos servidores e inserção das imagens no SIGEPE-AFD, utilizou como parâmetro a Portaria MP Nº 9/2018. Nesse momento, trataremos da etapa de Juntada referenciada na construção da análise interna do Assentamento Funcional da UFOP. A Juntada é uma das etapas do mapeamento, pois trata-se do recolhimento da documentação existente na Instituição com auxílio de uma Folha de Acompanhamento (FA) que trás informações dos servidores que, de acordo com a linha de pesquisa, foi definida na lista de prioridades de atendimento (servidores ativos, redistribuídos, inativos), composta por pastas funcionais e processos da vida de cada servidor, formando um dossiê. Os servidores ativos, aqueles em curso, possuem documentos nas diversas fases: corrente, intermediária ou permanente, definiu-se como juntada externa, os documentos espalhados nas diversas unidades (acadêmicas ou administrativas) e que se encontram fora da CARC; enquanto, aqueles arquivados na respectiva Coordenadoria são considerados juntada interna. Essa atividade se deu através de um modelo de numeração predefinido o NUP e, para realização dessa etapa, foi necessário entender sua forma de construção, local de guarda dos processos e quais assuntos realmente importam para a construção do histórico funcional do Servidor - o dossiê físico, como pede a normativa do AFD. Para o desenvolvimento das atividades, foram feitas reuniões presenciais e virtuais, a fim de sensibilizar os servidores da CARC, no apoio e na execução desta fase de trabalho. Outras medidas realizadas, como treinamento e a forma de executar o serviço, para que todos pudessem entender o funcionamento dos pacotes de trabalho desta etapa, conforme a estrutura analítica do projeto. Em relação aos estudantes (bolsistas), que atuam no projeto, foi feito todo o dimensionamento em planilhas para criação das FAs de cada Servidor Ativo, bem como todo o material a ser utilizado na Juntada. A Juntada Interna teve início em meados de 2019 e foi feito por escalas, perpassou todo o período da pandemia da Covid-19, e teve sua conclusão em 2022. A partir deste momento a equipe se concentrou nas demais unidades da Ufop, seguindo o modelo de pacotes de trabalho a fim de concluir o que falta para a Juntada e dar como insumo para a próxima Etapa: Preparação e Higienização. Atualmente, a equipe do AFD Legado é composta por seis bolsistas e um Técnico de Arquivo que vem atuando desde a implementação, execução e coordenação nas diversas etapas do projeto sob a supervisão de um Arquivista.
