O trabalho aborda questões relacionadas à produção, frequência e motivos da consulta do documento de Movimento Diário pelos usuários internos do Serviço de Arquivo do Departamento de Contabilidade e Finanças da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), em razão da não padronização do processo de Movimento Diário produzido por todas as unidades. Com o objetivo de avaliar as unidades que mais solicitam a consulta aos documentos e verificar a qualidade do documento para atender as necessidades dos usuários, foram realizadas duas etapas de pesquisa: uma quantitativa, em que foi feita a análise dos registros de protocolo de solicitação de acesso aos documentos, para quantificar consultas; e outra qualitativa, por meio de entrevistas realizadas para entender melhor, junto aos usuários intensamente demandantes, quais são suas necessidades, dificuldades na produção do documento e problemas percebidos na eficácia das informações. Concluiu-se que as consultas são realizadas para o atendimento a auditoria e informações de faturas e convênios. Os entrevistados declararam que não apresentam dificuldades na elaboração do documento e que os consideram eficazes. Mas também disseram que um treinamento facilitaria o trabalho e resultaria em uma padronização.
Studies of UFMG internal users in theproduction of the Daily Movement: consultation and standardization of the production process
Abstract/Résumé/Resumen
This article approaches issues related to production, frequency and accessing motivation of Daily Data Movement Document stored by Archive Service of Accountancy and Finance Division of Federal University of Minas Gerais (UFMG), due to lack of standardization procedures related to its production in all university unities. Aiming to evaluate those unities which most demand to consult such documents and tocheck its quality, it was accomplished two research steps: a quantitative one, through it was analyzed demand protocols to access those documents, in order to quantify queries; and a qualitative, through interviews to better understanding among intensive user’s what were their necessities, difficulties in document production and information efficacy related problems. It comes to a conclusion that demands are done to serve auditing and to obtain information related to invoices and covenants. Interviewees stand that they do not face difficulties in preparing that document, considered effective itself. Although they also said that training would facilitate the work and would bring standardization.
