Resumo
Este relato de experiência tem como objetivo apresentar o processo de implementação da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018 (BRASIL, 2018), na Universidade Federal de Lavras (UFLA), que orienta sobre os critérios para a adequação do Acervo Acadêmico em formato digital nas instituições de ensino superior, referente aos cursos superiores de graduação e de pós-graduação Lato sensu, tanto dos cursos em modalidade presencial quanto dos cursos a distância. Descrevemos os procedimentos adotados na UFLA, que têm como intuito atender aos preceitos da Portaria MEC nº 315, contidos na Seção VIII, intitulada “Do Acervo Acadêmico”. O fundamento principal desta Seção está relacionado à transformação digital de todo o acervo acadêmico da instituição, condicionados à classificação dos documentos, conforme o Código de Classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, conforme a Portaria AN nº 92, de 23 de setembro de 2011 (BRASIL, 2011). Para o início dos trabalhos na UFLA, foi emitida uma Portaria interna, instituindo o Comitê Gestor, cujo objetivo foi: analisar, discutir, elaborar o projeto e aplicá-lo na universidade. O referido comitê foi constituído de servidores que atuam na Secretaria Acadêmica, na Pró-Reitoria de Graduação, na área de Tecnologia da Informação e também de um bibliotecário, já que a universidade não dispõe de um profissional arquivista. Após a composição do Comitê Gestor, foram definidas as metas que cada profissional deveria realizar. Entre estas metas, destacam-se: 1) a aquisição de um sistema informatizado de gerenciamento eletrônico de documentos (GED/ECM), para alocação dos documentos digitalizados; 2) o processo de gestão documental, este extremamente necessário para a organização dos documentos, e, 3) o processo efetivo de digitalização, bem como os procedimentos para este serviço, sobretudo que fossem em consonância ao Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que apresenta critérios técnicos e “os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”, conforme artigo primeiro do Decreto (BRASIL, 2020a). Este é um documento importante, no qual apresenta os padrões técnicos mínimos para a digitalização de documentos e os metadados mínimos exigidos, a fim de que sejam asseguradas a qualidade da imagem, sua legibilidade, integridade, confiabilidade, rastreabilidade e auditabilidade, considerando ainda sua confidencialidade e outros quesitos essenciais no processo de transformação digital e na custódia dos documentos. O desenvolvimento da gestão documental na UFLA teve seu início com a busca de todos os documentos relacionados aos alunos, quanto à vida acadêmica, que são arquivados na secretaria acadêmica, identificada como “Diretoria de Registro e Controle Acadêmico” (DRCA). Posteriormente, foi feita a análise de cada documento que integra o dossiê do aluno (documentos pessoais) e o dossiê acadêmico (documentos relacionados à vida acadêmica). Estes foram descritos em uma planilha do Excel, relacionando os metadados apresentados no Decreto 10.278, entre outros grupos de informações relativas a cada tipo de documento, sendo também definidas a classificação e a temporalidade dos mesmos. Concluídos os documentos da graduação e pós-graduação Lato sensu, também foi realizada a classificação dos documentos dos alunos de pós-graduação Stricto sensu. Após a classificação e definição dos metadados dos documentos, iniciou-se o processo de transformação digital dos documentos analógicos, sendo que os documentos foram digitalizados individualmente, recebendo a certificação digital, especificamente a assinatura ICP-Brasil, conforme MP nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 e, mais recentemente, pela Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. Ressalta-se que a MP 2.200-2 é indicada pela Portaria MEC 315/2018 como obrigatória (BRASIL, 2001, 2018, 2020b). A certificação digital ou assinatura eletrônica qualificada é emitida conforme critérios da ICP-Brasil, sendo que a assinatura só é realizada após o arquivo digital gerado ter sido conferido, de acordo com critérios de qualidade que permitem atestar a legibilidade da imagem. Inicialmente, os documentos digitalizados foram armazenados em nuvem privada, seguindo protocolos de segurança, já que tratam de documentos e informações pessoais dos discentes. Os arquivos foram devidamente identificados e indexados, conforme planilha desenvolvida no processo de gestão documental. Destaca-se que o processo de digitalização está em andamento, tendo sido realizado, até o momento, 40% da documentação corrente. Faltam ainda os documentos que se encontram na fase intermediária e os que são considerados permanentes. Atualmente, a aquisição de um sistema GED/ECM está na fase final de licitação, e, assim que for adquirido, a documentação que está arquivada em nuvem será transferida para o banco de dados, juntamente com todos os dados relativos à indexação dos documentos. Em meio a este processo, de desenvolvimento da gestão documental do acervo acadêmico, foi instituída na UFLA a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), conforme o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 (BRASIL, 2019), cuja responsabilidade é de orientar e realizar o processo de análise dos conjuntos documentais e preparar as listagens de eliminação de documentos, publicar no Diário Oficial e proceder a eliminação dos mesmos, conforme as recomendações para elaboração da listagem de eliminação de documentos de arquivo pelos órgãos e entidades do poder executivo federal, do Arquivo Nacional (GONÇALVES et al., 2020) e das resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). De acordo com os critérios desenvolvidos pelo Comitê Gestor da UFLA, após a inserção dos arquivos digitalizados no GED/ECM, a CPAD irá iniciar o processo de avaliação documental e realizar o processo para eliminação dos documentos analógicos não classificados como históricos. Estima-se que este procedimento seja iniciado no primeiro semestre de 2022. Para a realização da transformação digital na UFLA, foram constituídas três estações de trabalho, com uma equipe de quatro servidores, sendo dois em atividade integral e dois parciais. Há ainda o técnico de TI e o bibliotecário que assessoram o andamento dos trabalhos, subsidiando as atividades de digitalização e indexação. Estima-se que o processo de transformação digital do acervo acadêmico seja concluído até o final de 2023, sendo todo ele desenvolvido e executado pela equipe da própria universidade. Contudo, este serviço não será limitado ao acervo acadêmico. A tarefa de realizar a transformação digital será estendida à toda universidade. Para esta ação, o processo de gestão documental já está em andamento. Está sendo realizada a gestão documental em cada departamento/unidade acadêmica e organizacional da UFLA, a fim de que a universidade possua todo seu arcabouço documental no formato digital, de forma que os documentos e processos físicos sejam progressivamente migrados para o formato digital e, consequentemente, haja uma redução no uso de papéis. Espera-se alcançar, com a implementação do acervo acadêmico digital, maior celeridade no fluxo dos processos, maior facilidade do acesso à informação, tanto para tomada de decisões quanto para o acesso dos cidadãos, redução do fluxo em papel e de cópias para consulta, e também para o descarte de documentos originais, conforme a legislação arquivística vigente.
