Resumo
O presente trabalho é resultado de uma pesquisa realizada em 2018 e apresentada como monografia final de conclusão do curso de arquivologia na Universidade Federal Fluminense. Tem por objetivo analisar os sistemas de arquivos enquanto ferramentas para a implantação da gestão de documentos em universidades públicas, tendo em vista a necessidade de pensar em novos modelos para que a gestão de documentos ocorra de forma mais eficiente e integrada entre todos os setores de uma mesma instituição produtora de documentos, com um órgão central emanando normas e diretrizes comuns a toda a instituição. Observa-se que em muitas instituições os documentos arquivísticos produzidos não atendem a um padrão em sua construção, as espécies, formatos e tipos são diferentes e cada unidade determina de forma independente como será realizada a gestão de seus documentos. Por sua vez, considerando que cada documento é feito de forma a atender as necessidades de sua instituição produtora, é fato que há carência de uma normalização que os englobe e possibilite tratar todos de forma igualitária. Neste trabalho, serão observados os modelos de sistema de arquivos em universidades públicas. Quanto à metodologia, utiliza-se uma pesquisa teórica de caráter descritivo e exploratório, a partir de revisão de literatura e análise dos sistemas de arquivos da Universidade de Brasília, Universidade Federal de Santa Maria e Universidade de São Paulo. Ressalta-se que todas são instituições de ensino superior, sendo as duas primeiras do executivo federal e a última, do executivo estadual. A pesquisa realizou-se através da análise dos sítios institucionais, normas, regulamentos, resoluções, anuários estatísticos e outros documentos referentes às universidades em questão. Como revisão de literatura, são abordados o conceito de gestão de documentos e sistema de arquivos. Para a análise dos referidos sistemas de arquivos, buscamos analisar aspectos referentes aos históricos, estruturas, seus números, arquivos centrais e sistemas de arquivos das universidades em questão. Sobre os arquivos centrais e sistemas de arquivos, investigamos seus objetivos, finalidades, estrutura, equipe, instrumentos de gestão e documentos de apoio. Por fim, realizamos uma análise comparativa dos dados dos sistemas de arquivos das três universidades. Os resultados obtidos nesta pesquisa demonstram a preocupação das universidades em entender que é possível alcançar níveis mais elevados em relação à gestão de seus documentos quando esta é pensada de forma a integrar todos os seus setores produtores e mantenedores de arquivos. Ressalta-se, ainda, a importância de suscitar reflexões acerca da temática abordada neste trabalho, a fim de possibilitar o aumento de pesquisas, de modo a contribuir com a gestão de documentos e arquivos.
