Resumo
O sistema desenvolvido passou por um conjunto de fases, que podemos apresentar resumidamente da seguinte forma: Primeira Fase: situação em fevereiro de 1989 (total descrédito da informação em meio físico; burocracia excessiva tornava processos técnico-administrativos demorados; informação completamente desintegrada, sem qualquer padronização; descuidos com preservação de documentos em meio físico, documentação acumulada sem qualquer critério; fluxo de documentos irregular/falta de segurança; preconceito quanto ao uso da informação em meio físico, desperdício de materiais causado pela falta de padronização; Segunda fase: sistema proposto e em implementação (sistema de arquivos técnicos; sistemas de bibliotecas integradas; sistema de arquivos especiais; sistema de automação para classificação e busca da informação; processamento eletrônico da imagem em meio óptico; integração a sistema de reaproveitamento e reciclagem de materiais; formação do centro de documentação do Grupo Hering; Terceira fase: resultados obtidos (agilização na recuperação da informação; redução de custos com materiais e equipamentos; simplificação das rotinas de guarda e recuperação; segurança na tomada de decisão; redução do volume de documentos acumulados; integração da informação através da automação do sistema; conscientização quanto a necessidade e o uso da informação; os aspectos que considera-se preponderante no sistema é sua características de padronização e integração, através da automação dos sistema, a nível de uma grande organização, atendendo a mais de trinta e mil usuários, sendo que a porcentagem de dificuldades não atinge a um por cento, mantendo o nível de satisfação bastante alto.
