Resumo
Introdução: Em 1984 a instituição do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP foi uma inovação e um grande avanço para uma política de arquivos e gestão documental na Administração Pública Paulista. A criação das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA tornou possível, na prática, a implementação das políticas de gestão documental nos órgãos e entidades do Estado de São Paulo. A orientação técnica às CADAs cabe ao Arquivo Público do Estado, órgão central do SAESP. Em 2004, a publicação do Plano de Classi¬ficação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio foi um marco essencial da gestão documental no estado, identificando todas as séries documentais produzidas, orientando sua eliminação segura e criteriosa e a guarda permanente de documentos que formam o patrimônio arquivístico da Administração Paulista. Porém, sem as tabelas de temporalidade de documentos das atividades-fim de cada órgão ou entidade não se pode implementar uma política de gestão documental que seja completa e duradoura. O Arquivo Público do Estado vem se empenhando em orientar as CADAs e oferecer as ferramentas necessárias para que os órgãos e entidades possam elaborar e oficializar os instrumentos de gestão documental relativos às suas atividades finalísticas: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim. A elaboração desses instrumentos de gestão é atividade bastante complexa e sempre se mostrou um grande desafio, e seu ritmo de elaboração tem se mostrado mais lento do que exigem a necessidade de modernização e transparência administrativa e as demandas sociais de acesso à informação, principalmente após a publicação da LAI em 2011. Em 2019 teve início o Programa SP Sem Papel, de produção, tramitação e controle de documentos digitais, implementado em todas as Secretarias de Estado, e apenas 40% das entidades da Administração Indireta já tinham seus instrumentos oficializados. Assim, o Arquivo Público do Estado deu início a um projeto para que fosse desenvolvida uma ferramenta informatizada para a elaboração de tabelas de temporalidade de documentos das atividades-fim. Objetivo: Apresentar o Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “Sistema TTD-FIM”, desenvolvido pelo Arquivo Público do Estado, em parceria com a Fundação Vanzolini e com apoio da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP, lançado em junho de 2020 e já disponível para toda a Administração Pública. O Sistema automatiza procedimentos e oferece maior celeridade ao processo de elaboração de tabelas de temporalidade, e é acompanhado por um tutorial completo de uso da ferramenta. A metodologia do Sistema foi desenvolvida pelo Arquivo Público do Estado e reflete o conteúdo dos manuais já publicados, além de incorporar inovações adquiridas com a experiência da produção de documentos digitais no SP Sem Papel. Metodologia: A apresentação estrutura-se a partir do relato da experiência na elaboração de tabelas de temporalidade e no desenvolvimento de um sistema informatizado que incorpora regras e conceitos arquivísticos de gestão de documentos. Resultados: Em dezembro de 2020 será apresentado um painel com os resultados consolidados desde o lançamento da ferramenta, em junho deste ano. Conclusão: A experiência do Arquivo Público do Estado de São Paulo, o desenvolvimento do Sistema TTD-Fim e seus resultados nos órgãos e entidades da Administração Pública Paulista oferece uma solução sofisticada, eficiente e possível para a implementação e o aprimoramento de políticas de gestão documental a todos os entes federativos e suas respectivas instituições arquivísticas.
