Este artigo apresenta o produto técnico-científico resultado da pesquisa desenvolvida no âmbito do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro. O objetivo geral deste estudo foi propor recomendações para implantação de um programa de gestão de documentos para o Instituto Federal do Amazonas (IFAM), visando colaborar com as práticas arquivísticas adotadas pela instituição. Realizou-se um diagnóstico da situação arquivística institucional para verificar quais procedimentos de gestão de documentos são aplicados pelos serviços arquivísticos do IFAM e identificar quais diretrizes da ISO 15489:2018 e 30300:2016 podem ser aplicadas na instituição, como boas práticas de gestão de documentos. Quanto à metodologia, utilizou-se à pesquisa descritiva com abordagem qualitativa. Para realização do diagnóstico, optou-se pelo uso de questionário com perguntas abertas e fechadas, a fim de obter informações da Reitoria e das dezessete unidades de ensino do Instituto. Com a análise dos dados coletados, e a partir das boas práticas difundidas nas normas internacionais, propõe-se cinco recomendações para implantação do programa de gestão de documentos no IFAM, sendo elas: definição da política arquivística institucional, a designação de responsabilidades, a aplicação dos instrumentos técnicos de gestão de documentos, a constituição e divulgação da comissão permanente de avaliação de documentos e a preservação de documentos arquivísticos.
Recommendations for implementing a document management program for the Federal Institute of Amazonas
Abstract/Résumé/Resumen
This paper presents the technical-scientific product resulting from the research developed within the scope of the Postgraduate Program in Document and Archive Management at the Federal University of the State of Rio de Janeiro. The general objective of this study was to propose recommendations for implementing a document management program for the Federal Institute of Amazonas (IFAM), aiming to collaborate with the archival practices adopted by the institution. A diagnosis of the institutional archival situation was conducted to verify which document management procedures are applied by IFAM's archival services and identify which ISO 15489:2018 and 30300:2016 guidelines can be applied in the institution, as good records management practices. As for the methodology, descriptive research with a qualitative approach was used. To carry out the diagnosis, it was decided to use a questionnaire with open and closed questions, to obtain information from the Rectory and the seventeen teaching units of the institute. With the analysis of the data collected, and based on good practices disseminated in international standards, five recommendations are proposed for the implementation of the IFAM document management program, namely: definition of institutional archival policy, designation of responsibilities, application of technical document management instruments, the constitution and dissemination of the permanent document evaluation committee and the preservation of archival documents.
