O presente artigo aborda a análise do ambiente digital (Google Drive) do Centro de Empreendedorismo (CEMP) da Universidade Federal de Sergipe (UFS) realizado através de um diagnóstico situacional dos arquivos que já nascem na modalidade digital desenvolvido durante a execução do projeto de extensão: Gestão dos Documentos Digitais que foi realizado no período de julho a novembro de 2021. O referido projeto teve por finalidade analisar os arquivos digitais que estavam dispersos no banco de dados da unidade organizacional (CEMP), identificar as falhas que dificultam a recuperação da informação, e verificar a viabilidade de aplicação de um sistema de organização documental padronizado respaldado por políticas a fim de garantir a execução das ações. Tem por objetivo geral apresentar os resultados do diagnóstico realizado durante o período de execução do projeto; como objetivos específicos organizar os documentos nato-digitais e preservar a memória digital. A metodologia consistiu em uma pesquisa de cunho exploratório e descritivo, quanto aos meios é uma pesquisa bibliográfica e de campo, quanto à abordagem é qualitativa e quantitativa. Os resultados obtidos apontam para a preocupação da unidade organizacional com a organização e recuperação da informação devido à ausência da gestão de documentos e a mudança do banco de dados para um repositório digital confiável arquivístico para adequar-se às resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Preservation of the nato-digital archives of the UFS Entrepreneurship Center: situational diagnosis
Abstract/Résumé/Resumen
This article addresses the analysis of the digital environment (Google Drive) of the Entrepreneurship Center (CEMP) of the Federal University of Sergipe (UFS) carried out through a situational diagnosis of the files that are already born in the digital modality developed during the execution of the extension project: Digital Documents Management that was conducted in the period from July to November 2021. This project aimed to analyze the digital files that were scattered in the database of the organizational unit (CEMP), identify the flaws that hinder the retrieval of information, and verify the feasibility of applying a standardized document organization system supported by policies in orderto ensure the execution of actions. Its general objective is to present the results of the diagnosis carried out during the project's execution period; its specific objectives are to organize the natural digital documents and preserve the digital memory. The methodology consisted of an exploratory and descriptive research, bibliographic and field research, and a qualitative and quantitative approach. The results obtained point to the concern of the organizational unit with the organization and retrieval ofinformation due to the absence of document management and the change of the database to an archival reliable digital repository to conform to the resolutions of the National Council of Archives (CONARQ).
