Resumo
A base de um eficiente Programa de Gestão Documental pode-se afirmar que seja a Classificação de Documentos de Arquivo. O método tradicional utilizado no Brasil remonta a administração colonial e consiste no arquivamento por espécie/número e data dos documentos. Em contraposição a este "vício cultural” temos o Sistema Funcional, a classificação segundo as funções e atividades do Órgão produtor, refletindo seu desenvolvimento e sua história. A principal vantagem do agrupamento de documentos de acordo com as atividades é facilitar a Avaliação e Seleção, pois o valor dos mesmos é definido segundo o conteúdo. Sem a Classificação Funcional não é possível haver Avaliação adequada. Ao contrário da Biblioteca, não existe uma Classificação universal para Arquivo. Cada organismo deve possuir seu próprio Código de Classificação, elaborado segundo suas funções e atividades, que são diferenciadas de um órgão para outro conforme a área de atuação. Os documentos das atividades-meio, porém, podem e devem ser classificados de forma padronizada. As atividades-meio são aquelas desenvolvidas pelo Órgão a fim de atingir os objetivos para os quais foi criado e, portanto, estão presentes em toda entidade, seja pública ou privada. Algumas destas atividades são básicas e obrigatória pessoal, material e finanças. Outras são relativamente proporcionais ao tamanho e à natureza da organização: patrimônio, comunicação, transporte, divulgação, segurança, documentação e informática. Um Código de Classificação padronizado destes documentos é importante e necessário para a modernização das técnicas arquivísticas praticadas atualmente no país. Sua possível automação facilita o conhecimento de todos os documentos existentes sobre cada atividade. Este trabalho propõe, para discussão junto à comunidade arquivística, um modelo de Código de Classificação para Atividades-meio, elaborado segundo o Sistema Funcional e codificado pelo método numérico decimal. Propõe ainda uma estratégia de implantação através do treinamento e conscientização.
