Resumo
Uma importante etapa do processo de gestão documental consiste em mapear o fluxo das informações, pois permite que se tenha uma visão de como a operação é executada e como pode ser mudada para assim ter um melhor controle da produção de documentos. Porém, apesar de sabermos das vantagens de se desenhar um fluxograma da informação, existem poucos estudos na Arquivologia sobre metodologias de fluxo de informação. Por essa falta de estudo tornam-se atraentes, para a Arquivologia, ferramentas como Business Process Model – BPM a Modelagem Entidade – Relacionamento – ER e a mais recente a Modeling Language – UML que podem ser definidas como metodologias voltadas a processos existentes ou implantar uma nova estrutura voltada a processos. Tendo em vista essa vantagem, em particular a BPM, foi utilizado um software livre de BPM para traçar o fluxo documental da Cáritas Arquidiocesana de Vitória uma instituição do terceiro setor ligada à igreja católica. Nessa instituição foi traçado por seus colaboradores o mapeamento de processos sem utilizar um procedimento padrão o que teve como resultado a falta de padronização o que dificulta o entendimento dos processos. Logo em seguida mapeamos um processo de fluxo de documentos dessa instituição utilizando a metodologia do BPM após isso foi avaliado pela gestora do setor e por uma colaboradora dessa corporação duas modelagem: (1) uma modelagem utilizando BPM e (2) outra modelagem sem a BPM. Nesse artigo pretendemos mostrar a comparação entre essas duas modelagens que apriori segundo os usuários ficou mais fácil a compreensão utilizando BPM.
