O efetivo gerenciamento arquivístico dos documentos em trâmite tem sido um desafio nas organizações. O surgimento de novas portas de entrada e saída de documentos nas instituições, como o e-mail, tem acentuado ainda mais essa situação. Os controles da entrada, do registro, da tramitação, da saída (expedição) e de todos os procedimentos relacionados, isto é, os procedimentos de protocolo, são imprescindíveis à célere recuperação de uma informação de qualidade que atenda às necessidades institucionais. Para a adequada gestão de documentos nesse momento inicial é necessário identificar as situações relacionadas a essas fases e avaliar soluções possíveis diante das problemáticas identificadas. Esse artigo pretende discutir os aspectos relacionados ao controle dos procedimentos de protocolo e propor um conjunto de metadados relacionados à gestão de documentos em sua fase inicial, como parte de um sistema informatização de gestão de documentos arquivísticos. Para elaboração desse artigo utilizou-se a correlação entre a observação empírica de problemas encontrados em instituições públicas e a pesquisa bibliográfica sobre gestão de documentos. Como resultado, propõe-se modelo de metadados com descrição dos campos e de sua aplicabilidade para o controle de documentos arquivísticos desde sua entrada ou produção até sua saída ou arquivamento na instituição.
