A Coordenadoria de Documentação (CDOC), da Universidade do Estado de Santa Catarina (UDESC) tem o objetivo de definir políticas de gestão documental para garantir o acesso aos documentos, à recuperação da informação e a (re) construção da memória institucional. Para o cadastramento dos processos administrativos a UDESC utiliza desde meados de 2006, o Sistema de Correspondências e Processos Administrativos (CPA). Uma das ações da Coordenadoria de Documentação foi propor a implantação do Sistema de Gestão Documental (SIGEDOC/UDESC), criado por meio da Resolução no 032/2009- CONSUNI fundamentado em experiências de universidades brasileiras que criaram seus sistemas de arquivos. À luz do conceito de Sistema surge a inquietação de como proceder para que as atividades de gestão documental na Universidade aconteçam de forma integrada e articulada? Partiu-se do pressuposto de que a efetiva gestão de documentos só é possível com o auxilio de instrumentos de gestão arquivística, padronizados. Esses instrumentos, são produtos do desempenho das funções arquivísticas, decorrentes do levantamento e análise da estrutura organizacional do órgão produtor, das funções desempenhadas, das atividades desenvolvidas, e dos documentos produzidos por essas atividades como ponto de partida para a compreensão do contexto da produção de documentos. O artigo relata a metodologia utilizada para a atualização e adequação dos instrumentos de gestão documental da UDESC, às políticas e às normas do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO) do Estado de Santa Catarina, instituído pelo Decreto no 1.975, de 09 de dezembro de 2008. A partir desse Decreto, as Secretarias de Estado, Autarquias e Fundações são subordinadas tecnicamente à Secretaria de Estado da Administração (SEA) no que diz respeito ao ordenamento das atividades sistêmicas de gestão documental.
