Resumo
Os bons resultados, tanto funcionais como operacionais, na organização dos arquivos empresariais consiste na elaboração de um projeto. Esse trabalho envolve conhecimento de estruturas, desenvolvimento de atividades específicas, relacionamento documental com as referidas atividades, fluxo de movimentação documental, fluxo de informação, identificação de valores legais e empresariais. Para se obter esses conhecimentos torna-se necessário efetuar um levantamento com detalhamento de dados, descrição do organograma e análise de funcionalidade da documentação. Esse levantamento dará condições de uma análise, detectando os pontos críticos e definindo todos os processos de reestruturação. Um estudo de viabilidade abrangerá todas as bases da nova sistemática organizacional, inclusive apresentando a substituição ou eliminação de documentos e formulários; procedimentos racionais para originar documentos; tratamento ao documento e seus respectivos assuntos; graus de confidencialidade dos documentos. A complementação do projeto fica dependendo apenas do desenvolvimento sistêmico, com critérios, procedimentos e rotinas bem definidos, separadamente para: as origens da documentação, os arquivos ativos, o arquivo inativo e a destruição dos documentos sem validade funcional, operacional ou histórica.
