Resumo
Uma das atribuições do Departamento de Arquivo Geral (DAG) é a difusão e o acesso às informações custodiadas e que integram o patrimônio documental da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Neste sentido, diversas ações vêm sendo promovidas visando a elaboração de instrumentos de descrição que possam facilitar o acesso aos documentos técnico-científicos e acadêmico-administrativos da instituição. A descrição é o processo que objetiva identificar e explicar os documentos em relação ao seu contexto e conteúdo. Os produtos derivados do processo de representação são os instrumentos descritivos. Estes antecedem o contato dos usuários com a documentação propriamente dita, servindo como instrumentos de meta-informação. Atualmente, vêm sendo desenvolvidos cinco projetos na área de descrição de arquivos, sendo quatro destes vinculados ao Programa de Pós-Graduação Profissionalizante em Patrimônio Cultural da UFSM. Estão sendo realizados estudos iniciais visando a elaboração do guia do arquivo permanente do DAG. Ao mesmo tempo, está sendo criado um inventário do Fundo Fechado Coordenação do Campus Avançado de Roraima – Projeto Rondon, acervo de grande valor histórico. Além disso, em termos de descrição do nível de item documental, têm-se, em andamento, a elaboração de três catálogos: o primeiro, abrange as atas do Conselho Universitário; o segundo, refere-se às resoluções do Reitor e, por fim, os documentos resultantes dos registros de bens imóveis da Universidade. Dessa forma, pretende-se facilitar e propiciar o acesso ao patrimônio documental da UFSM como um mecanismo para preservar e difundir sua identidade e memória institucional junto à sociedade.
