No mundo atual, a agilidade para troca de informações é fator predominante para uma boa comunicação realizada entre pessoas e instituições. A utilização de documentos digitais nos processos das instituições permite que processos anteriormente feitos em papel impressos possam tramitar entre os interessados de forma ágil e prática. No entanto, é necessário que sejam verificados os pré-requisitos arquivísticos a serem alcançados para que os documentos utilizados nos processos possuam autenticidade e não comprometam os processos em si. Optou-se pela implementação de funcionalidades de um SIGAD no sistema de gestão institucional já existente. Na Universidade Federal de Santa Maria, o processo de Dispensa de Disciplina de Graduação foi elencado pela administração central para ser informatizado. O processo permite aos alunos da instituição a utilização de disciplinas anteriormente cursadas na equivalência de determinadas disciplinas do seu curso atual. Após a informatização do processo, obteve-se como resultado uma economia financeira relativa aos gastos de impressão dos documentos, assim como a diminuição do envolvimento dos servidores da instituição na assinatura de documentos, tramitação física dos processos e seu posterior arquivamento.
Trabalho apresentado no VIII Congresso Nacional de Arquivologia, com o tema "Ética, responsabilidade social e políticas de acessibilidade para a Arquivologia", realizado pela Associação dos Arquivistas da Paraíba (AAPB) em 2018.
