Constatandoa onipresença do email em ambientes organizacionais, tanto para a comunicação interna como externa, sublinham-se algumas permanências e as mudanças que o seu uso acarretou neste contexto específico. Desenvolve-se reflexão sobre as mensagens de email enquanto documentos de arquivo, convocando as propriedades da informação e enfatizando a necessidade de uma visão sistémica da gestão de informação organizacional. De seguida, é analisada a existência de estratégias organizacionais aplicadas ao arquivo de mensagensde email definidas em documentos orientadores da gestão do email oriundos da Bélgica e dos EUA. É examinada a definição de responsabilidades para a avaliação, seleção e aplicação de prazos de conservação ou eliminação de caixas de email e de mensagens de email.
DYNAMICS ON ARCHIVING OF EMAIL MESSAGES IN ORGANIZATIONAL CONTEXT: individuals and tecnology
Abstract/Résumé/Resumen
Attending to email pervasiveness in organizational environments, both for internal and external communication, some permanencies and changes that their use has brought about in this context will be highlighted. A reflection on email messages as archival documents is undertaken, considering information properties and emphasizing the need for a systemic view of organizational information management. Organizational strategies applied to the archiving of email messages defined in email management guidance documents from Belgium and the USA will be presented and discussed. The definition of responsibilities for the evaluation, selection and retention or destruction of email boxes and email messages is examined.
