Este artigo expõe os resultados obtidos no trabalho de Conclusão de Curso, modalidade Produto Técnico-Científico, apresentado ao Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e arquivos da Universidade Federal do Estado do Rio do Janeiro (UniRiO). Um dos objetivos foi examinar se as funções arquivísticas realizadas pelos serviços de arquivos da Universidade Federal de Viçosa (UFV) refletem os procedimentos de gestão de documentos, considerados premissa para o alcance dos princípios da administração pública, sobretudo, a eficiência. O texto aponta a importância das principais funções arquivísticas — classificação e avaliação; apresenta os aspectos gerais da UFV, com ênfase na estrutura orgânico-funcional, identificando e caracterizando seus serviços arquivísticos; analisa os dados coletados com a aplicação de um questionário; identifica as características dos serviços de arquivo e setores administrativos da UFv quanto à operacionalização dos procedimentos de gestão de documentos; e propõe recomendações direcionadas à restruturação dos serviços de arquivos e à implantação de um programa de gestão de documentos.
Diagnosing the File Services situation at Federal University of Viçosa
Abstract/Résumé/Resumen
This scientific article presents the findings from the Course Final Paper in Technical-scientific product modality, presented at the Graduate Program in Documents and Archives from the Federal University of the Rio the Janeiro State (UNIRIO). One of the study aims was to verify if the archival functions performed by Federal University of Viçosa (UFV) file services reflect the documents management procedures, especially considering the premises to reach the public administration principles, above all, the principle of efficiency. The work highlights the importance of some of the main archival functions: Classification and Appraisal; it shows the general aspects of UFV emphasizing its organic-functional structure, identifying and characterizing its file services; it analyses the data collected using a questionnaire; it identifies the UFV file services and administrative sector characteristics regarding the operationalization of documents management procedures; and makes recommendations focusing not only the restructuration of present file services but also the implementation of a documents management program.
