As fortificações militares da Ilha de Santa Catarina, datadas do século XVIII, ganham destaque como alguns dos elementos mais importantes de natureza arquitetônica no Estado devido à sua arquitetura monumental e paisagem formada por elas. Nesse sentido, este relato de experiência apresenta o inventário do acervo de 121 plantas de arquitetura e engenharia que pertencem à Fortaleza São José da Ponta Grossa. Este acervo está localizado no Departamento de Projetos de Arquitetura e Engenharia da Universidade Federal de Santa Catarina, sendo considerado patrimônio documental arquivístico da Instituição. Este relato de experiência encaixa-se, do ponto de vista dos procedimentos técnicos, em um estudo de caso. Os procedimentos metodológicos foram divididos em três etapas: estudos bibliográficos e documentais para contextualizar os aspectos da história do monumento objeto do estudo; coleta de informações mediante a observação e análise documental; descrição arquivística do acervo, utilizando a Norma Brasileira de Descrição Arquivística; elaboração e divulgação produção do inventário baseado na Nobrade, promovendo a divulgação e facilitando o acesso aos documentos, tanto no meio físico quanto no virtual. Salienta-se ser primordial que o processo de descrição documental seja aplicado para todo o acervo arquitetônico e de engenharia da Universidade, visando o controle e recuperação das informações contidas nos documentos que denotam história e memória da construção das edificações do Campus Universitário, seus campi e das Fortalezas. Assim, a preservação e a conservação de documentos referentes aos edifícios históricos constituem-se em ação à salvaguarda e à divulgação das informações contidas neste tipo de obra, consideradas relevantes para o resgate da história das fortificações militares no Estado de Santa Catarina, bem como elemento social e cultural pertencente à comunidade florianopolitana.
