Objetivo: Este artigo faz uma análise da conformidade dos sistemas de Enterprise Content Management (ECM), em relação aos padrões ISO 15489 e ISO 16363. Metodologia: Para averiguação das conformidades, utilizou-se pesquisa qualitativa com análise de documentos, manuais, guias e fóruns de discussão correlacionado os sistemas ECM aos requisitos apontados pelas normas arquivísticas internacionais. As correlações encontradas foram validadas através de um grupo focal composto por profissionais de Arquivologia, de Tecnologia da Informação e de Gerenciamento de Projetos e Processos. Além disso, compararam-se as ferramentas dos sistemas ECM com um repositório arquivístico digital confiável, o Archivematica. Resultados: Observou-se que os sistemas que adotam estratégias ECM atendem e excedem as exigências arquivísticas no que tange aos processos de produção, captação, gerenciamento, controle, armazenamento e distribuição de conteúdo estruturado e não estruturado. Conclusões: Em relação à preservação, apesar dos sistemas ECM não serem considerados repositórios arquivísticos digitais, são capazes de manter a autenticidade, integridade e usabilidade do documento por quanto tempo for necessário.
Enterprise Content Management assessment against internacional archival standards for managing and preserving diital documents
Abstract/Résumé/Resumen
Objective: This paper conducts an analysis of compliance of Enterprise Content Management (ECM) systems, in relation to the ISO 15489 and ISO 16363 standards.Methodology: To verify the compliance, qualitative research was used with analysis of documents, manuals, guides and iscussion forums correlating the ECM systems to the requirements indicated by international archival standards. The correlations found were validated through a focus group composed of Archival, Information Technology and Project and Process Management professionals. Furthermore, the ECM systems tools were compared with a reliable digital archival repository, Archivematica. Results: It was observed that systems that adopt ECM strategies meet and exceed archival requirements in terms of production processes, capture, management, control, storage and distribution of acquired and unattended content. Conclusions: Regarding preservation, although ECM systems are not considered digital archival repositories, they
are able to maintain the preservation, integrity and usability of the document for as long as necessary.
