Resumo
A escrita humana fez com que a sociedade experimentasse, com o tempo, mudanças na sua forma, alfabeto e suporte. Atualmente, vivemos uma transição no que se refere ao suporte cujas informações são registradas: do papel para o digital. No entanto, da mesma forma que o documento físico em papel precisa de meios que garantam sua autenticidade, o documento digital também. Visando garantir que o documento nato-digital se mantenha íntegro e possua valor jurídico, foi desenvolvido o certificado digital que tem como funções cifrar mensagens, com o objetivo de manter o sigilo sobre uma informação e de assinar digitalmente os documentos, fortalecendo sua autenticidade. A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), no intuito de dinamizar a produção documental nato-digital, desenvolveu um portal para assinatura digital de documentos, chamado Assina UFSC. No entanto, por se tratar de uma tecnologia aplicada aos documentos digitais, julga-se importante analisar a sua adesão perante a comunidade universitária. Com a pandemia de Covid-19 entendeu-se que as atividades acadêmicas e administrativas deveriam ser mantidas na modalidade de teletrabalho nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) brasileiras. Dessa forma, a produção e tramitação de documentos continuaram acontecendo, mas agora massivamente de forma digital. Nesse sentido, o objetivo desta pesquisa é analisar a utilização do portal de assinaturas da UFSC, Assina UFSC, por parte dos seus servidores Docentes, Técnico-Administrativos em Educação e o seu corpo Discente. Esta pesquisa se apresenta, quanto aos métodos, como um estudo de caso, que utiliza por base a pesquisa bibliográfica e documental. Godoy (1995) considera que o estudo de caso é utilizado pelo pesquisador para analisar fenômenos atuais, ou seja, de forma cronológica está vinculado à atividade vivida por ele. Roesch (1999) considera que a pesquisa bibliográfica é uma das partes mais longas e trabalhosas de uma pesquisa. Já a pesquisa documental, segundo Godoy (1995), tem como fontes os documentos primários e secundários. Quanto à sua caracterização, se mostra como uma pesquisa quali-quantitativa, já que apresentará a quantidade de assinaturas realizadas pelo portal e a partir desses dados, seus resultados serão interpretados de forma qualitativa. Lakatos e Marconi (2011) afirmam que o método qualitativo busca realizar a análise e interpretação de aspectos profundos, descrevendo o comportamento humano e sua complexidade. Com relação aos dados quantitativos, a coleta foi realizada em documento que apresenta as estatísticas de uso do portal de assinatura, mediante acesso permissionado pela Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC) da UFSC. A pesquisa se limita a apresentar os dados do portal nos anos de 2020 e 2021, relativos ao uso na UFSC. Primeiramente, é importante entender que documento, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) do Arquivo Nacional (2005), é a unidade de registro de informações, independente do suporte utilizado. Já o documento digital, de acordo com o DBTA (2005) é um documento acessado por sistema computacional que foi codificado em dígitos binários. Para o Projeto Interpares (2022), um documento arquivístico é aquele que foi gerido ou recebido, decorrente de suas atividades práticas, sendo custodiado para ação ou referência. Ainda na ótica do Projeto Interpares (2022), o documento arquivístico digital é o documento no ambiente digital que recebe tratamento e é gerido como um documento de arquivo. Portanto, o documento digital precisa de um dispositivo eletrônico para que seja possível a sua leitura. Nesse sentido, Rondinelli (2013) alerta que no ambiente digital toda informação é codificada em dígitos binários e sua leitura depende de programas computacionais também codificados em bits, que possam dar acesso aos usuários. Com relação à segurança da informação aplicada aos documentos digitais ou documentos arquivísticos digitais, é importante entender que o certificado digital surge como uma ferramenta para comprovar a vontade autoral, mediante a assinatura digital e, devido à criptografia aplicada ao documento, evita-se ou registra-se o indício de alteração documental, se existir a tentativa. Em caso de alterações, as assinaturas se tornarão inválidas devido ao corrompimento das informações do arquivo. Portanto, a segurança da informação tem como premissa resguardar os dados considerados sensíveis aos indivíduos ou às instituições. As políticas de segurança da informação devem compreender um conjunto de diretrizes, normas e métodos que visem garantir a segurança das informações que transitam em um determinado espaço, dando ciência aos seus usuários (FERREIRA; ARAÚJO, 2008). É importante frisar que o Assina UFSC utiliza três tipos de assinaturas digitais: assinatura qualificada ICP-Brasil e assinaturas avançadas ICPEdu e Gov.br. Tanto as assinaturas ICP-Brasil e Gov.br são mantidas pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), ligado à Casa Civil da Presidência da República. Já a ICPEdu é mantida pela Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP). Os resultados que serão apresentados em seguida mostram a quantidade de assinaturas realizadas e não a quantidade de páginas de um documento. Isso porque, devido à cifragem utilizada para a assinatura, o documento é assinado como um todo e não apenas uma folha. Dessa forma é importante entender que os dados coletados não fizeram menção à quantidade de páginas de cada documento assinado e sim da quantidade efetiva de assinaturas. O total do ano de 2020 foi de 524.623 assinaturas, divididas em 22.153 assinaturas na plataforma Solar da UFSC, representando 4,39% do total e 482.470 assinaturas no portal Assina UFSC, representando 95,61% do total. A plataforma Solar é utilizada para gestão de processos na administração da Universidade, cujo módulo do Assina UFSC foi integrado ao sistema. O quantitativo mensal de assinaturas em 2020 foi de: janeiro: 5.253; fevereiro: 8.646; março: 15.219; abril: 22.238; maio: 27.058; junho: 43.529; julho: 51.920; agosto: 54.377; setembro: 61.241; outubro: 65.588; novembro: 65.406, e; dezembro: 84.148. É possível verificar, a partir dos dados referentes ao ano de 2020, que a adesão da comunidade universitária ao Assina UFSC teve um crescimento considerável a partir de março de 2020, período este que iniciou o teletrabalho na UFSC por conta da Covid-19. Também é visível que nos meses de janeiro e fevereiro de 2020 havia pouco uso dessa ferramenta, visto que as pessoas preferiam ainda o método analógico de produção documental, muitas vezes digitalizando o físico para manusear o documento digitalizado nos sistemas. No entanto, com o documento nato-digital, a produção documental ficou mais amigável ao passo que era possível incluir no documento, em questão de minutos, uma assinatura digital, concedendo um nível de segurança que deixaria os usuários mais confortáveis com a nova modalidade. Apresentados os dados relativos ao ano de 2020, a seguir apresentam-se os dados de 2021. Em 2021 existe uma nova modalidade teste que integrou o total de assinaturas. Esse teste está sendo desenvolvido com o Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC) e ficou denominado como “assina”, de forma que houvesse uma diferenciação entre o Assina UFSC, já em funcionamento. O total do ano de 2021 foi de 1.021.789 assinaturas, divididas em: 16.859 assinaturas na plataforma Solar da UFSC, representando 1,65% do total, 991.648 assinaturas no portal Assina UFSC, representando 97,05% do total e 13.283 assinaturas no assina, teste com o IFSC, representando 1,30% do total. O quantitativo mensal de assinaturas em 2021 foi de: janeiro: 44.472; fevereiro: 83.264; março: 86.593; abril: 61.524; maio: 82.665; junho: 102.175; julho: 96.464; agosto: 101.314; setembro: 98.373; outubro: 90.520; novembro: 96.831, e; dezembro: 77.594. Descontados os testes com o IFSC, o montante na UFSC é de 1.008.505 assinaturas em documentos nato-digitais em 2021. Nesse sentido, percebe-se que a comunidade da UFSC aderiu consideravelmente ao sistema, mudando a cultura da produção documental, bem como a forma como os documentos são assinados. Essa nova forma de produção documental, contudo, traz novos desafios aos gestores e arquivistas da instituição, seja com a organização dos documentos digitais nos sistemas da Universidade, sua classificação, descrição e inserção de metadados, seja com a preservação digital de toda essa massa documental produzida digitalmente. Dessa forma, é salutar que a instituição possua um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). Assim, os documentos arquivísticos digitais poderão ser corretamente classificados e descritos, percorrendo o seu ciclo vital na instituição, tendo a sua correta destinação, seja com a eliminação, seja com a preservação digital permanente por meio de um Repositório Digital Arquivístico Confiável (RDC-Arq), formando assim uma cadeia de custódia ininterrupta. Portanto, é visível a urgência que a UFSC e demais órgãos públicos devem ter para a readequação dos sistemas de gestão documental. Ao passo que é fácil produzir um documento digital, a falta de cuidados mínimos pode resultar na sua perda. Portanto, a harmonia entre a gestão e preservação, de acordo com as diretrizes estabelecidas por órgãos e grupos competentes, faz com que esses documentos possam ser recuperados e difundidos de forma íntegra e autêntica, cumprindo a sua função perante a sociedade.
