Resumo
O presente artigo tem por objetivo apresentar o trabalho que está sendo desenvolvido para aprimoramento da gestão documental no Governo do Estado de São Paulo, que compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, propiciando assim melhores práticas e a utilização dos recursos disponíveis com eficiência, eficácia e efetividade. Com a necessidade de aperfeiçoar a gestão documental, racionalizar e otimizar os recursos públicos disponíveis, reduzindo/eliminando gradualmente o trâmite de papel, assim como buscando a desburocratização e a transparência, foi desenvolvido o Programa SP Sem Papel, instituído pelo Decreto nº 64.355/2019, para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais no âmbito da Administração Estadual e no seu relacionamento com as Prefeituras e a Assembleia Legislativa. Com a edição da Portaria UAPESP/SAESP 2, de 4 de dezembro de 2018, que estabeleceu os procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais, o Arquivo Público do Estado de São Paulo está padronizando regras e o fluxo de trabalho. Neste sentido, estão sendo mapeados os documentos compostos que serão contemplados no Programa SP Sem Papel, sendo uma etapa que antecede a modelagem. O mapeamento de documentos configura-se em identificar a sequência lógica das atividades e da produção, da constituição e do fluxo dos documentos. Os documentos compostos, são os documentos que ao longo de sua trajetória acumulam vários documentos simples. Exemplo: processo, prontuário, expediente e dossiê, os quais estão identificados no Plano de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporariedade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividade-Meio e na Atividade-fim, de cada órgão ou entidade. Para o desenvolvimento da atividade de mapeamento de documentos, no contexto da Administração Pública do Estado de São Paulo, identificamos a série documental a ser mapeada. Em seguida, juntamente com os órgãos e entidades, com a participação das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA e funcionários das unidades executores, realizamos o levantamento das informações por meio de entrevistas, reuniões, questionários, análise de documentos, legislação, bem como o preenchimento de planilha que detalha o passo a passo do documento. Entre as informações levantadas, destacamos a identificação da tipologia documental, que corresponde à divisão de espécie, que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à formula, natureza de conteúdo ou técnica de registro. Portanto é um elemento chave na estruturação de padrões para a organização dos documentos elaborados, pois identifica o suporte, a forma, o formato, o gênero e a espécie. Verificamos que o mapeamento de documentos constata gargalos e atividades dispensáveis, define responsabilidades, minimiza erros e retrabalho, traz celeridade e produtividade. Considera-se que os servidores/funcionários e a sociedade paulista conseguiram um benefício incalculável, com a inovação de possuir os processos administrativos digitais, no tocante que, possibilita assegurar a proteção da autoria e da autenticidade, facilita o manuseio e o rastreamento, agiliza recuperar a informação, traz transparências as ações e contribui para a tomada de decisões, elimina problemas com incêndio, extravio, viabiliza economicidade, maior eficácia e sustentabilidade ambiental.
