Resumo
A transformação do documento convencional para o digital é algo recorrente nas entidades públicas ou privadas que desejam construir ou dar continuidade a um processo em toda a sua trajetória de negócio. A justificativa para o uso tem por finalidade agilizar, compartilhar, preservar a informação, entre outros benefícios apontados por (SCHÄFER; FLORES, 2013). O Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (Arquivo Nacional, 2020) são instrumentos técnicos importantes para o processo, tanto para a classificação do documento quanto para definição dos prazos de guarda e destinação final (guarda permanente, eliminação ou mudança de suporte). Neste sentido, no âmbito da esfera federal, o governo federal vem buscando parcerias com vários órgãos (Arquivo Nacional, Ministério da Economia, Tribunal Regional Federal da 4ª Região, Controladoria Geral da União, entre outros) a fim de oferecer ferramentas/sistemas de uso corporativo e gratuito para a administração pública e cidadãos. Para citar alguns exemplos, temos o Assentamento Funcional Digital (AFD), Sistema Eletrônico de Informações (SEI), Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), etc. O objetivo desta pesquisa é a implantação do Assentamento Funcional Digital em uma Instituição Federal de Ensino Superior de Minas Gerais, iniciada após a publicação da Portaria Normativa/SEGRT/MP No 04 de 10 de março de 2016, na qual criou medidas e estratégias para cumprimento da norma, sendo a área de Gestão de Pessoas responsável pelo projeto na instituição. Posteriormente, foi substituída pela Portaria MP no 9, de 1º de agosto de 2018. O Assentamento Funcional Digital (AFD) é um dossiê, em mídia digital, fonte primária de informação de dados do servidor e que substituirá a Pasta Funcional ou Assentamento Funcional (BRASIL, 2018). Em abril de 2017, o Arquivo Central recebeu demanda da área de Gestão de Pessoas visando à digitalização do legado dos documentos existentes nos assentamentos funcionais físicos da instituição. De acordo com Silva (2017, p. 335), 'as instituições públicas precisarão readequar suas práticas relacionadas à gestão de documentos da atividade de gestão de pessoas e ao arquivamento dos documentos referentes à vida funcional dos servidores'. Nesse sentido, identificaram-se as estratégias utilizadas para implantação do projeto (recursos financeiros, humanos, equipamentos e infraestrutura), processos de trabalho (PMBOK, fluxo, pesquisa de dados, criação de planilhas, guia fora coletiva e inserção de dados, folha de acompanhamento) e prioridades de atendimento (servidores ativos, redistribuídos, inativos). A equipe também trabalhou de forma alinhada com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei no 13.709/2018, a fim de garantir a segurança, o tratamento e a preservação dos dados pessoais, inclusive nos meios digitais. Esta conformidade está representada em seu art. 7º, inciso III, no qual diz que: 'o tratamento de dados pessoais somente poderá ser realizado pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos [...]'. O processo de transformação digital traz benefícios para a instituição, como aponta Silva (2017, p. 348): 'a administração pública deve buscar continuamente melhorar a aplicação dos recursos públicos e tornar a sua gestão mais eficiente, utilizando-se de todas as estratégias disponíveis, dentre elas o uso da tecnologia como ferramenta de gestão'. Esta pesquisa é caracterizada como exploratória, que faz uso de artefato documental para realização de análise de cunho quantitativo. Exploratória por permitir ao 'investigador aumentar sua experiência em torno de determinado problema' (TRIVINÕS, 1987, p. 109). É também uma pesquisa quantitativa e qualitativa, na qual foi feita uma análise dos dados por meio de planilhas e sistemas internos com intuito de buscar informações e documentos relativos aos servidores ativos, inativos ou redistribuídos. A coleta de dados envolveu o levantamento de documentos, formulários e relatórios próprios, seguindo ainda as orientações às normas do governo federal e legislação arquivística. A pesquisa ocorreu por meio de um estudo único e holístico, utilizando como unidade de análise o Arquivo Central para implantação do AFD Legado. O resultado foi o esforço de um planejamento, cujo mapeamento documental beneficiou a construção do projeto AFD Legado no Arquivo Central. O trabalho foi dividido em 7 (sete) etapas, conforme demonstrado na figura 1: prioridades, juntada, preparação, higienização, digitalização, upload no sigepe-AFD e arquivamento do documento. As etapas foram executadas da seguinte forma: 1) PRIORIDADES: Inicialmente a Coordenadoria de Gestão de Pessoas recolhe toda a documentação para o AFD existente no setor de Pessoal além de definir qual a Linha de Pesquisa deve ser realizada de acordo com o grau de prioridade da Instituição. Esta linha de Pesquisa pode ser: Servidores Redistribuídos, Ativos ou Inativos. 2) JUNTADA: Faz o recolhimento da documentação existente na Instituição com auxílio de uma Folha de Acompanhamento com dados de cada Servidor, de acordo com a Linha de Pesquisa definida na etapa de Prioridades. O resultado é um dossiê formado por Pastas Funcionais e Processos da vida funcional de cada Servidor. 3) PREPARAÇÃO: Faz os registros nas planilhas de assentamento funcional, aloca toda a documentação em caixas box, confecciona a etiqueta e separa todo o material em estantes para higienização. 4) HIGIENIZAÇÃO: Retira grampos, bailarinas, planifica, retira folhas redundantes, faz a numeração das folhas, prepara todo o material para fins de digitalização. Para o caso de Legado, é nesta etapa que se confecciona a Declaração de Conclusão da Digitalização do Legado. 5) DIGITALIZAÇÃO: Tem como prioridade usar o scanner i3400 de acordo com a configuração definida na Portaria no 9 de 1 de agosto de 2018 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. 6) UP LOAD: Faz o registro e publica a documentação digitalizada, na plataforma do governo federal Sigepe - AFD Sistema de gestão de pessoas - Assentamento Funcional Digital. 7) ARQUIVAMENTO: A principal função é a guarda do dossiê formado no Arquivo Deslizante até a sua destinação final de acordo com a CPAD. A partir do projeto piloto verificou-se melhorias no processo de trabalho relacionados ao espaço físico, auditoria do acervo e pesquisa da vida funcional do servidor. A adequação do espaço físico do Arquivo Central e demais unidades obteve ganhos a partir da aquisição de arquivos deslizantes suficientes para armazenar mais de 5.000 (cinco mil) caixas de arquivos de documentos. Além de preservar o acervo foi possível reunir todo o processo da vida funcional do servidor em um único ambiente, otimizando ainda, o espaço físico de vários departamentos da instituição. A execução do projeto possibilitou ainda, contribuir para auditoria do acervo no que tange a cópias indevidas, documentos obsoletos ou cancelados, erros de procedimentos, rasuras, deterioração entre outros problemas identificados no documento. Outro fator determinante para o processo foi à priorização do atendimento que a partir desta definição, a Gestão de Pessoas e o Arquivo Central, deram rumo às etapas do projeto AFD Legado. Dessa forma contemplou todo o projeto do AFD legado quanto à digitalização e disponibilização da documentação, além do armazenamento em repositório digital no sistema Sigepe-AFD, o que possibilitou o compartilhamento do documento para vários usuários da administração, agilizando o processo de busca e recuperação da informação. A pesquisa baseou-se em um planejamento onde se definiu as estratégias para implantação do projeto do AFD Legado o que trouxe benefícios para instituição, entre os ganhos podemos destacar: o mapeamento dos documentos, otimização do espaço físico, controle interno, agilidade na pesquisa e recuperação da informação. O projeto teve apoio da administração superior, que disponibilizou os recursos para aquisição de equipamentos (computadores, scanners e impressoras), mobiliários (estantes e arquivos deslizantes) e pessoal (seleção de bolsistas e capacitação de equipe). A mudança de suporte (convencional para o digital), foi fundamental para gestão institucional na agilidade de acesso dos documentos relacionado à progressão, redistribuição, aposentadoria, pensão entre outros processos reunidos na pasta funcional do servidor. Apesar da interrupção dos serviços em razão da pandemia do Covid-19 nos últimos dois anos, espera-se que com a retomada dos trabalhos presenciais em 2022 avance na execução dos serviços nas três linhas de pesquisa.
