Resumo
O Arquivo Público do Estado de São Paulo, reconhecidamente inovador na gestão documental tem sua trajetória marcada pelo pioneirismo e pelo protagonismo desde sua origem: o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo foi instituído por Decreto Estadual em 1984, um dos primeiros sistemas administrativos arquivísticos no Brasil, antecedendo à Constituição Federal de 1988 e à Lei de Arquivos de 1991. A produção normativa e técnica foi bastante extensa e diversificada nos anos que se seguiram, mas especificamente sobre a gestão e produção de documentos arquivísticos utilizando as tecnologias da informação e comunicação tem-se como marcos fundamentais a elaboração e aprovação da Instrução Normativa APE/SAESP de 2009, a qual estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, e os trabalhos de aperfeiçoamento, gerenciamentos e implantação do SPdoc, Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações, principalmente a partir de 2010, ano da instituição pelo Decreto nº 55.479 de 25 de fevereiro de 2010 de um comitê gestor na Casa Civil, presidido pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo. Com a entrada definitiva dos órgãos e entidades estaduais na Era Digital pelo Programa SP Sem Papel – Documentos Digitais, o desafio é grandioso: regular e aperfeiçoar normas e procedimentos para a realidade digital enquanto participa ativamente da implantação e aprimoramento do sistema informatizado e orienta os órgãos e entidades na reformulação de suas rotinas internas e na superação de paradigmas organizacionais, práticos e conceituais que perdem o sentido com o ambiente digital oficial de produção de documentos que já se implantou na Administração Direta e se planeja implantar em toda Administração Indireta até o fim do ano. São muitas mudanças em pouco tempo: mudança nas rotinas dos servidores com a tramitação dos documentos; novos procedimentos para a transição da Administração Pública Paulista na produção documental digital; a necessidade e a realidade da expansão do conhecimento do servidor na confecção dos documentos; a novidade e a importância do mapeamento de documentos para uma implantação mais eficaz, para revisão de normas e rotinas internas de cada órgão e entidade e para guiar e subsidiar o aprimoramento da gestão documental. Todos estes são aspectos desafiadores que exigem respostas e conformação com o arcabouço normativo, conceitual e procedimental arquivísticos, o que, além das ações administrativas em curso, demanda pesquisa, atualização técnica e produção de conhecimento pelos agentes envolvidos para encontrar respostas e encaminhamentos eficazes.
