Resumo
Independentemente de todas as mudanças que ocorreram nos arquivos ao longo dos séculos, tais instituições permanecem visando, fundamentalmente, guardar e dar acesso a documentos, vistos como registros com valor de prova e/ou informação. Para que tais objetivos básicos sejam alcançados, é vital que os documentos sejam organizados e descritos, sem o que sua recuperação fica, necessariamente, comprometida. Todo o esforço que a área de arquivos vem realizando no sentido de normalizar a descrição de documentos tem, entre outras, repercussões, duas consequencias imediatas sobre o acesso. A primeira é o alargamento das possibilidades de recuperação da informação, na medida que a busca pode ser realizada a partir dos próprios documentos, das funções e/ou atividades dos produtores, dos custodiadores de acervo e das pessoas, famílias e entidades coletivas envolvidas nos registros. A segunda é que essa busca pode ser feita em muitas instituições aos mesmo tempo, já que o uso de normas permite a criação de bases de dados cooperativas, que estendem a pesquisa aos acervos de várias entidades arquivísticas. Finalmente, a terceira é a própria educação do pesquisador em seu trabalho – sabendo que todos os custodiadores vão descrever seus conjuntos documentais a partir de uma mesma estrutura informativa, na medida em que a domine, sua atividade se torna muito mais ágil, e mais fácil a decisão de quais unidades de descrição deve ou não compulsar.
