Resumo
A experiência com a massa documental acumulada envolve várias frentes, dentre elas o momento de identificação das espécies e tipos documentais. Momento este que pode fazer total diferença e, inclusive, mudar os rumos da destinação final de um documento. Nesse contexto, há sempre uma cautela quanto àqueles documentos que devem ser guardados permanentemente. A espécie do documento refere-se à configuração de acordo com a natureza das informações que ele apresenta e o tipo documental diz respeito à configuração que uma espécie assume conforme a atividade que a gerou, podendo ela ser meio ou fim. Os documentos referentes à massa documental acumulada são aqueles que nunca foram avaliados, portanto, não se sabe, por vezes, quais documentos poderão ser encontrados ao iniciar o processo de identificação. Alguns destes documentos podem ser eliminados e outros devem aguardar o cumprimento do seu prazo e, posteriormente, terão como destinação final a eliminação ou a guarda permanente. Por isso, a identificação, como parte da avaliação no contexto de massa documental acumulada, remete a um olhar mais particular da avaliação na gestão documental. Esses documentos carregam especificidades e nem sempre serão apresentados conforme os instrumentos de gestão, ou seja, as Tabelas de Temporalidades de Documentos e Planos de Classificação que norteiam as atividades no âmbito da administração pública do estado de São Paulo. Sendo assim, o Núcleo de Processamento Técnico que faz parte do Centro de Arquivo Administrativo, do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo/Arquivo Público do Estado de São Paulo, no ato de suas competências e atribuições analisou e formulou estratégias de aplicabilidade dos instrumentos de gestão para identificar espécies e tipos documentais na massa acumulada. Para tanto, este estudo baseia-se na pesquisa aplicada e no método qualitativo para relatar a experiência dos profissionais envolvidos na atividade. O objetivo geral foi aplicar uma metodologia de execução do trabalho, a fim de que todos os membros da equipe pudessem identificar corretamente as espécies e tipos documentais na massa documental acumulada, conforme os instrumentos de gestão, de forma alinhada e evitando equívocos no prazo de guarda e destinação final. Dessa forma, pretende-se pontuar as dimensões investigativas que requerem aportes teórico-metodológicos, técnicooperacional e ético-político para identificação; na sequencia, apresentar quais são e como são utilizados os instrumentos de gestão na execução da metodologia de trabalho, demonstrando sua aplicabilidade; e, por fim, abordar a dinâmica, isto é, como foi feita a separação e organização das caixas, do ano dos documentos, entre outros que visaram facilitar a identificação das espécies e tipos documentais, bem como as dúvidas surgidas ao longo do processo em relação aos documentos que não se enquadravam ou apresentavam características destoantes da usual. Foram observados resultados positivos que garantem a celeridade e segurança evitando equívocos na identificação das espécies e tipologias documentais, além disso, após a identificação esses documentos puderam ser classificados e armazenados no Centro de Arquivo Administrativo, permitindo maior agilidade na recuperação dos documentos solicitados para empréstimo ou consulta. Conclui-se que a identificação das espécies e tipologias dos documentos no contexto de massa documental acumulada pressupõe uma metodologia para ser aplicada de acordo com distintas realidades e o uso de instrumentos da gestão pode auxiliar significativamente, minimizando as chances de identificação incorreta e, consequentemente, a destinação errônea dos documentos.
