A Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO) optou pela implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a produção de processos administrativos no formato digital em 2021, quando iniciaram os acordos para a liberação de uso e instalação pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). Sendo que o Download e a instalação efetiva do SEI aconteceram em duas etapas e apenas em 2022, primeiro com o ambiente de teste e em seguida o de produção. No entanto, estudos e pesquisas relacionadas ao SEI foram realizadas pela equipe do Arquivo Central da UNIRIO desde 2019, quando já se indicavam inconformidades do Sistema com o que estava previsto no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), definido pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Em meio aos contrapontos analisados em relação ao SEI, havia a necessidade premente de inserção da UNIRIO no novo paradigma do Governo Eletrônico e Governança Digital, cujas estratégias visam a economia de recursos, com a eliminação do uso de papel como suporte físico para documentos administrativos e institucionais, bem como proporcionar mais agilidade e transparência, com a disponibilização de informações públicas em tempo real. Dado o contexto em que se insere, a implantação do SEI na UNIRIO foi orientada por metodologia específica, desenvolvida pela diretora e a equipe de arquivistas do Arquivo Central, visando estabelecer critérios de confiabilidade na produção documental. Com isso a metodologia adotada seguiu as seguintes premissas: 1) mapeamento de fluxos de processos; 2) identificação de tipologias documentais (RODRIGUES, 2002, 2008, 2013); 3) inserção gradual de processos por tipologia documental, utilizando-se o critério de maior demanda; 4) centralização do registro e autuação de processos administrativos nas unidades protocolizadoras; 5) inserção restrita aos processos administrativos no Sistema, não incluindo os documentos avulsos; e, 6) treinamentos de rotina nos setores, para ambientação da força de trabalho à mudança cultural da Instituição. Como resultados, observou-se no segundo Relatório Técnico sobre a implantação do SEI na UNIRIO, publicado em 2023, um total de 39 tipologias documentais incluídas e 405 processos administrativos inseridos no Sistema. Posto isso, conclui-se que as maiores dificuldades observadas foram: a resistência das unidades administrativas em participar do processo de mapeamento de fluxos; a precariedade da infraestrutura tecnológica de softwares e hardwares na instituição; a limitação de recursos humanos do corpo técnico de arquivistas e técnicos em arquivo; as barreiras para garantir a custódia arquivística e preservação dos documentos avulsos produzidos em meio digital na Universidade; a necessidade de maior apoio institucional para a adesão de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-arq) para garantia da preservação digital a longo prazo.
Eixo Atribuições, Formação, Capacitação e Qualificação de Arquivistas, Técnicos de Arquivo e demais trabalhadores envolvidos na área e a Transformação Digital
