Resumo
O presente trabalho apresenta o relato de experiência da construção do Padrão de metadados de documentos arquivísticos digitais da Fundação Oswaldo Cruz. No âmbito da gestão e da preservação dos documentos arquivísticos digitais produzidos e sob a guarda da Fundação Oswaldo Cruz, o Preservo - Complexo de Acervos e o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Fiocruz estabeleceram como meta primordial a definição da relação mínima de metadados dos documentos arquivísticos digitais, ou seja, trata-se de um conjunto mínimo de elementos de metadados descritivos e técnicos a serem aplicados aos documentos arquivísticos digitais dos tipos nato digital e representante digital dos quatro gêneros documentais: audiovisual, iconográfico, sonoro e textual desde a sua produção, isto é, no ato de criação, até seu recolhimento para o arquivo permanente ou sua eliminação, de acordo com a destinação final prevista em Tabela de Temporalidade. Para isso, foi constituído um grupo com profissionais de diferentes formações e especialistas de cada gênero (arquivistas, bibliotecários, historiadores, fotógrafos entre outros) que atuam em diferentes unidades da instituição que criaram uma metodologia para a elaboração do Padrão de metadados de documentos arquivísticos digitais da Fiocruz, onde buscou-se caracterizar os documentos arquivísticos de cada gênero; reunir as característicos comuns entre eles e, a partir disso, identificar em padrões e esquemas de metadados já existentes específicos de cada gênero, assim como padrões e esquemas generalistas, elementos de metadados que atendessem as necessidades, assim como, criar novos elementos de metadados e ainda definir qualificadores de alguns metadados em função das necessidades específicas dos diferentes gêneros. Com essa metodologia foi possível identificar treze elementos de metadados descritivos e dezesseis elementos de metadados técnicos e, em sua grande maioria, foi possível identificar metadados comuns aos quatro gêneros documentais o que, futuramente, facilitará a interoperabilidade entre os sistemas e a recuperação integrada dos documentos. Ainda, pensando no seu uso, o Padrão de metadados foi elaborado no formato de manual de aplicação, onde os produtores dos documentos ao consultá-lo terão acesso a informações detalhadas sobre cada elemento de metadado tais como: definição, identificador, qualificadores, normatização, obrigatoriedade sobre o uso, comentários etc. e no manual também poderão consultar as regras de preenchimento para cada elemento de metadado apresentado. O estabelecimento e a padronização de elementos de metadados descritivos e técnicos confere um maior grau de controle nas ações de gestão dos documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente e intermediária, propiciando que aqueles com valor secundário possam ser recolhidos ao arquivo permanente em tempo previsto e com completude de informações sobre essas ações e esse registro é essencial para a garantia da autenticidade e do acesso contínuo aos documentos. Os próximos passos previstos para a efetiva aplicação do Padrão de metadados serão a construção de uma ferramenta para registro e extração dos metadados descritivos e técnicos; o desenvolvimento de capacitação de usuários para aplicação dos procedimentos definidos; a observação de melhorias com base na aplicação prática e a complementação de análise e definição de metadados administrativos e de direitos.
