Resumo
Os Cartórios de Registro Civil têm um papel importante e de grande relevância social porque registram e mantêm sob sua guarda, não somente documentos escritos, mas histórias de vida, de nascimento, de casamento, de óbito, registros estes que são fundamentais para a sociedade, logo, devem ter um processo de organização, bem estruturado e sistematizado, para que sejam minimizados, ao máximo, os riscos de extravio. Para resolver problemas de gerenciamento da informação, seja em esfera pública ou privada, é necessário primeiramente entender a definição de Políticas Públicas, Políticas Institucionais e Políticas Arquivísticas Institucionais, estas serão analisadas logo abaixo. Nessa perspectiva, a pesquisa buscou Levantar a Existência ou Ausência de Políticas Arquivísticas Institucionais nos Cartórios de Registro Civil da Cidade do Rio Grande. Para isso, foi necessário estabelecer os objetivos específicos que buscaram apontar normativas propostas pelo do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que impactem em políticas arquivísticas institucionais, identificar se existem políticas arquivísticas que são aplicadas nos cartórios de registro civil de Rio Grande, e por último, verificar o que os responsáveis de cartório de registro civil compreendem por política arquivística. Após, estabelecer os objetivos, foi realizada a fundamentação teórica-metodológica, ela buscou trazer autores que abordassem acerca de elementos básicos que devem ser considerados pela arquivologia como Arquivo, Documento de Arquivo e Documento de Cartório, Gestão Arquivística, Plano de Classificação, Tabela de temporalidade e Preservação de Documentos Arquivísticos. Para entender como funciona os cartórios civis, foi necessário compreender a organização do poder judiciário e o lugar dos cartórios, assim, foi apontada a Constituição Federal, CNJ, CONARQ, SINAR, Lei dos Cartórios, Lei dos Arquivos, Lei sobre os Serviços Notariais e de Registro e o Arquivo Nacional. Dessa maneira, constatou-se que os cartórios dispõem de lei própria que determina como devem ser realizados os registros e desenvolvidas as atividades institucionais, destaca-se também a medida provisória n° 1085 de 27 de dezembro de 2021 que dispõe sobre o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos - SERP. Os Cartórios, estão sujeitos ao CNJ, órgão que propõe normativas de funcionamento para os órgãos do judiciário e aponta como as instituições devem proceder na execução dos serviços. Ao falar sobre Política, foi necessário, primeiramente, entender a organização da política nacional de arquivos no Brasil e compreender o seu conceito, destacado como, o estudo das relações sociais e suas complexidades. As Políticas Públicas são discutidas em nível público, elas buscam 109 analisar problemáticas existentes em âmbito público e propor ações que solucionem esses problemas. Para implementá-las envolvem um conjunto de medidas e também necessitam da aprovação de agentes importantes da sociedade, logo, seu processo de implementação é muito lento. Já as Políticas Institucionais se limitam a uma instituição específica, seja pública ou privada, essas políticas têm por finalidade a resolução de problemas internos de nível organizacional e buscam resolver questões que a alta gerência não consegue identificar. Para desenvolver políticas nessa área é necessário que todos os níveis estratégicos da instituição estejam envolvidos, pois as políticas não estão relacionadas a uma unidade específica da instituição. Discorrendo, ainda, sobre políticas, principalmente no nível dos arquivos, pode-se pensar nas Políticas Arquivísticas Institucionais, elas buscam resolver problemas relacionados ao uso, acesso e preservação da informação arquivística institucional e procuram atender as necessidades de informação da sociedade. Embora existam políticas públicas arquivísticas, elas só podem ser implementadas quando absorvidas no cotidiano das instituições, isso se dá por meio de políticas arquivísticas institucionais e seus instrumentos. Diante disso, estabelecer políticas arquivísticas institucionais nos cartórios de registro civil é de grande relevância não somente para a instituição, mas para a população em geral, pois os registros que estão em seu domínio referem-se a informações públicas que retratam a história de uma sociedade. Portanto, é importante que sejam pensadas e discutidas políticas que envolvam esses aspectos. Para abordar sobre políticas arquivísticas nos cartórios de registro civil, foi necessário, fazer um levantamento documental sobre o funcionamento dos cartórios, apontar aspectos relacionados à gestão documental, à preservação e ao acesso à informação. O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), como órgão nacional, tem por finalidade implantar políticas de arquivo, e, ainda, tem como órgão central, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, responsável por estabelecer diretrizes para a gestão e preservação de documentos de arquivo. Nesse contexto, para atingir os dois primeiros objetivos específicos da pesquisa (apontar normativas propostas pelo CNJ que impactem em políticas arquivísticas institucionais e identificar se existem políticas arquivísticas que são aplicadas nos cartórios de registro civil de Rio Grande), foi necessário, primeiro, fazer o levantamento documental das normativas recomendadas pelo órgão competente, e identificar se, de fato, são aplicadas nos cartórios de Rio Grande. O Terceiro objetivo específico (verificar o que os responsáveis de cartórios de registro civil compreendem por política arquivística), foi alcançado com a aplicação do questionário, enviado para todos os cartórios de registro civil da cidade, obtendo uma amostra de cem por cento das questões respondias, sendo esse um dado relevante para discutir os resultados. No levantamento dos dados foram apontadas as normativas indicadas pelo CNJ, entre elas estava a Lei de Arquivos, Lei dos Registros Públicos, Lei sobre os Serviços Notariais e de Registro, Resoluções, Provimento e Decretos. É importante destacar que essas normativas não são políticas arquivísticas, elas apenas dispõem de elementos para construir uma política. Desse modo, foi verificado que dos cinco cartórios, quatro seguem normativas, somente um deles não segue, porém, um ponto interessante é que essa instituição tem o arquivista como o responsável pelo arquivo. Apesar dos cartórios não apresentarem nenhuma política arquivística, eles se preocupam com questões de acesso e preservação de um modo geral, tanto que, o acervo desses cartórios tem em média mais de cem anos e apresenta um bom estado de conservação de documentos. Uma questão levantada no questionário versava sobre as ferramentas de gestão arquivística, nessa abordagem, a pergunta realizada buscou saber quais instrumentos de gestão arquivística eram utilizados nos cartórios. Diante disso, as respostas apontaram que todas as instituições possuem um plano de classificação de documentos, porém não há tabela de temporalidade em nenhuma delas. A tabela é essencial para estabelecer os prazos de guarda dos registros, dessa forma, é necessário que se implante com objetivo de auxiliar na gestão e na etapa de eliminação de documentos. Outra pergunta importante foi relacionada à atuação 110 de profissionais nos arquivos, sendo destacado o arquivista em apenas uma instituição, nas demais atuavam advogado, administrador, oficial de cartório e todos os colaboradores. Nessa última, surge uma preocupação muito grave, pois, cada pessoa que acessa o arquivo pode acabar alocando o documento em um lugar diferente ou até mesmo extraviá-lo, além das questões de manuseio que podem acarretar danos gravíssimos. Além disso, uma das questões também buscou saber se a instituição fazia a digitalização dos documentos, as respostas informaram que todas fazem a digitalização dos documentos. Logo, a conclusão é de que, embora, essas instituições apresentem em alguns aspectos pontos positivos como um acervo em bom estado de conservação, recursos de melhorias para os arquivos, plano de classificação de documentos, dentre outros, é notório que, a maioria dos cartórios seguem normativas estabelecidas por órgãos superiores, mas, em geral eles não apontam à existência de uma política arquivística estabelecida pelo órgão. Desta forma, o objetivo geral que é levantar a existência ou ausência de políticas arquivísticas institucionais nos cartórios civis de Rio Grande foi atingido, desta maneira foi identificado que não existem políticas arquivísticas nas instituições de registro civil da cidade do Rio Grande. Considera-se, portanto, a partir deste estudo, que os Registros Públicos Civis, são importantes fontes de memória, eles fazem parte da construção histórica e cultural da sociedade, por isso é importante que sejam preservados e disponibilizados para que futuras pesquisas sejam desenvolvidas nesse campo. Ainda, com base nos dados levantados pela pesquisa, identificou-se que as instituições precisam do auxílio dos arquivistas como auxiliares no processo de criação de políticas, é um saber-fazer que faz a diferença pelo cuidado de preservar informações e registros por entre histórias, assim, é necessário intensificar a criação de políticas arquivísticas nos cartórios de Rio Grande, em busca da segurança de preciosos registros.
