Resumo
Em toda grande empresa, qualquer que seja o seu ramo de atuação, existe um contínuo e complexo processo de produção documental durante o exercício de suas atividades e isso não é diferente em empresas de logística de petróleo e gás, como a Petrobras Transporte S.A – TRANSPETRO, subsidiária integral da Petróleo Brasileiro S.A - PETROBRAS, que assim como sua Holding, deve seguir as determinações do Poder Executivo Federal, inclusive no que compete à gestão de documentos. Assim sendo, a equipe responsável pela gestão dos documentos da TRANSPETRO, com o apoio de uma empresa de consultoria em Arquivologia, vem demonstrando para o corpo técnico e gerencial da Companhia, que o ciclo de produção, tramitação, uso, acesso e eliminação dos documentos que registram suas atividades carece de um sistema rígido de controle e gestão, e para tanto, se torna necessário a adoção de medidas que viabilizem a aplicação dos princípios e metodologias arquivísticas de identificação e avaliação dos tipos documentais em seu contexto de produção. Essa necessidade se tornou ainda mais premente, tendo em vista a promulgação da Lei Geral de Proteção de dados Pessoais (LGPD), que requerer critérios de análise mais apurados que permitam identificar o conteúdo informacional de cada tipo documental, possibilitando assim, o tratamento dos dados pessoais durante sua produção, captura, acesso, arquivamento e eliminação. Esse artigo apresenta os resultados do projeto corporativo que está sendo implementado na TRANSPETRO de identificação e avaliação dos tipos documentais, metodologia que consiste em reconhecer a identidade do documento de arquivo, e que permite, a partir da análise do contexto organizacional, caracterizar os elementos que o individualizam e o distinguem em seu conjunto documental. Descreve a aplicabilidade da tipologia documental na elaboração dos instrumentos de gestão de documentos (Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Esquema de Metadados [Manual de Tipologia Documental]). Aborda, ainda, como a metodologia pode ser utilizada para a identificação e definição dos metadados que devem ser capturados na produção e manutenção dos documentos de arquivo da Companhia, permitindo sua gestão a longo prazo. Apresenta as possibilidades de uso dos instrumentos de Gestão de Documentos na padronização dos documentos de arquivo; na avaliação dos riscos de acesso às informações e aos dados pessoais; na definição de requisitos para sistemas de informação e na melhoria do Modelo Master de Metadados – MDM, permitindo assim aprimorar e fundamentar as práticas para o desenvolvimento e implantação de uma governança arquivística com a criação de um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo. Como resultado esse artigo pretende demonstrar que dentre as metodologias e princípios preconizados pela Arquivologia Contemporânea, a Tipologia Documental é a que produz o arcabouço necessário para a adoção da gestão de documentos em todo o ciclo de vida do documento.
