Resumo
Os documentos de arquivo são evidências das transformações, indícios que fornecem possibilidades de compreender as mudanças não somente dos espaços, mas da própria vida das pessoas em sociedade. Há múltiplas potencialidades desses registros elencados na literatura arquivística como: provar os direitos do cidadão e da própria instituição produtora dos documentos, uma utilidade jurídica e judiciária; lembrar-se dos usos dos documentos na gestão de qualquer instituição; identificar-se, pela transmissão da memória propiciada pelos documentos, uma função social que permite tanto as pessoas quanto às instituições o seu enraizamento no tempo, com mais solidez; por fim, compreender, enquanto uma contribuição científica de conhecimento, uma vez que os arquivos se distinguem como verdadeiras fontes privilegiadas para a produção de saberes de diferentes áreas. Todas essas possibilidades estão presentes no acervo documental da Secretaria de Patrimônio da União (SPU), custodiado por sua superintendência do Rio de Janeiro. A Secretaria do Patrimônio da União (SPU) integra atualmente o Ministério da Economia e é responsável pela gestão do patrimônio imobiliário da União. Dentre as suas competências estão: a identificação, a demarcação e o cadastro dos imóveis da União; a adoção de providências necessárias à regularidade dominial desses bens; a avaliação; a fiscalização e o controle do uso e da ocupação; administração da incorporação de novos imóveis ao patrimônio da União; estabelecimento de diretrizes para a destinação e uso destes bens; fiscalização de sua ocupação, na forma da lei, e; promoção da arrecadação. Diante dessa perspectiva, o objetivo desse artigo é apresentar as aplicações dos métodos e princípios arquivísticos utilizados para o tratamento, organização e conservação do conjunto documental que compõe o projeto Acervo Documental SPU/RJ, em especial a descrição desses no sistema de gestão de processos da instituição, chamado, Sistema de Gestão Integrada dos Imóveis Públicos Federais (SPUnet). A documentação que está no escopo do projeto Acervo Documental SPU/RJ, por seus conteúdos históricos, políticos, econômicos, sociais, são elementos expressivos importantes que assinalam projetos, complexidades, interesses pluridimensionais da sociedade brasileira no tocante ao patrimônio imobiliário brasileiro. Iniciado em 2003, o referido projeto foi concebido com o intuito de organizar, tratar e disponibilizar parte significativa do patrimônio documental, tanto para o uso de suas unidades de trabalho, facilitando assim o desenvolvimento das competências da instituição, quanto para o acesso dos cidadãos que queiram pesquisar sobre os bens imóveis da União. Utilizaremos a metodologia explicativa para mostrar os resultados do trabalho realizado no âmbito do projeto nos últimos dois anos (2018-2020), correlacionando este com os estudos arquivísticos, em especial os voltados à análise documental para a identificação dos tipos documentais. Apontamos para alguns resultados preliminares como o fato da organização e a análise da importância do acervo levar à criação do Centro de Conservação e Laboratório de Restauração da SPU; ademais, a identificação dos tipos documentais como fichas financeiras atestando a cadeia sucessória de foreiros de imóveis cuja União possui direito a uma parte por estarem localizados em terrenos de marinha, bem como os documentos cartográficos circunscrevendo terrenos da União (mapas e plantas de todo o território nacional, de valor permanente), permitiu descrições mais precisas, realizadas no Sistema de Gestão Integrada dos Imóveis Públicos Federais (SPUnet), facilitando sua organização e acesso. Além disso, ressaltamos que o tratamento desses tipos documentais específicos têm colaborado para o desenvolvimento das atividades fim a exemplo dos processos de aforamento que permitiram uma maior fiscalização dos imóveis pertencentes à União. Concluímos ressaltando a importância social, econômica e histórica do acervo da Secretaria do Patrimônio da União, custodiado pela Superintendência do Rio de Janeiro, e o quanto ele foi visibilizado a partir da adoção de métodos e princípios arquivísticos para o seu tratamento e organização.
