Resumo
Apresenta-se a experiência do Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), órgão responsável pela modelagem de documentos digitais no âmbito do Programa São Paulo Sem Papel. A nova Era Digital exige o uso de metodologias que permitam a produção e o tratamento acelerado da informação por meio de operações eletrônicas e mecânicas. Por isso, desde o fim dos anos 1990, o APESP busca estabelecer marcos regulatórios, conceitos, procedimentos e técnicas que viabilizem a gestão e produção de documentos arquivísticos digitais no Governo do Estado a partir da observância dos princípios arquivísticos. Entre os marcos principais desta jornada, temos a elaboração e aprovação da Instrução Normativa APE/SAESP nº 1, de 10-03-2009, que estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, e a instituição de um comitê gestor em 2010 pelo Decreto nº 55.479, de 25-02 2010, para o aperfeiçoamento, gerenciamento e implantação do SPdoc, Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações. O Programa São Paulo Sem Papel vem sendo implantado na Administração desde 2019, tendo como objetivo a redução do uso de papel na produção e tramitação de documentos, dando maior transparência e desburocratizando a Administração Pública. Tornou-se o ambiente oficial de produção de documentos de todo Estado e está aderente à maioria dos requisitos arquivísticos da Instrução Normativa APE/SAESP de 2009. A dimensão, complexidade e diversidade da Administração Pública Paulista sempre fez desafiadoras todas as iniciativas do APESP, seja a realização de diagnósticos da situação de acervos, seja a regulamentação de procedimentos ou a elaboração, aprovação e aplicação de instrumentos de gestão documental, como os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade. Por fim, a Portaria UAPESP/SAESP 2, de 04-12-2018, dispôs sobre procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais. Dada a velocidade de implantação impressa no Programa SP Sem Papel, o uso de modelos genéricos de documentos foi inevitável, em um primeiro momento. Contudo, desde a publicação da Portaria UAPESP/SAESP 2, e uma vez que somente a partir da compreensão da estrutura administrativa pode-se compreender a função dos documentos gerados, o APESP iniciou os trabalhos de mapeamento dos fluxos e produção documental dos órgãos e entidades da administração direta. A modelagem de documentos tem a proposta de que os órgãos contem com modelos correspondentes às séries e itens documentais oficiais, objetivando à otimização do uso do sistema informatizado e da aplicação da política estadual de gestão documental. Foi, e continua sendo, um desafio a padronização documental diante de enorme variedade de culturas e realidades dos órgãos e entidades. O processo de modelagem de documentos pode derivar do mapeamento de fluxos documentais ou não. De qualquer maneira compreende as seguintes etapas: identificação do que se quer modelar e comprovação de que não há outro modelo que atenda a mesma finalidade; análise considerando os elementos constitutivos do documento a ser modelado e respectivo contexto de produção; descritores; nível de acesso; e inserção ou não de texto pré-determinado. A partir da experiência relatada, observa-se que para atendimento às necessidades dos órgãos e entidades e a observância estrita das normas arquivísticas é essencial que haja a modelagem específica de documentos, que sistematiza e automatiza a produção equilibrando adequadamente necessidades e imperativos administrativos de cada órgão e entidade e as normas e procedimentos estaduais gerais; realizando a efetiva e completa padronização documental e controle de vocabulário; e incrementando o cumprimento dos objetivos constitucionais de impessoalidade e eficiência na Administração Pública. Os benefícios são inúmeros, mas se destacam dois principais: recuperação da informação rápida e objetiva e produção documental ágil e intuitiva.
