Resumo
Desde 1994 funciona na Universidade Estadual de Campinas, um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, denominado Protocolo, que controla em especial, os processos autuados pelos seus órgãos e unidades. O sistema permite, atualmente, o gerenciamento de cerca de 25 mil novos processos por ano, e o armazenamento de 600 mil itens documentais a partir de 500 operadores de registro, uma unidade central e 38 protocolos e arquivos setoriais. Sua implementação decorreu de revisão administrativa das áreas de Protocolo e de Arquivo de Processos, vinculadas a Diretoria Geral da Administração, coordenadora do projeto, com apoio do Centro de Computação e do Arquivo Central do Sistema de Arquivos, órgãos da Reitoria, motivada pela insuficiência do atendimento das demandas de informação necessárias às tomadas de decisão da Universidade. Da reforma resultaram entre outras ações, a mudança do modelo de administração centralizada instalado até então, para o modelo sistêmico, onde foram instalados um órgão coordenador central e unidades de operações de protocolos e de arquivos, vinculadas às unidades e órgãos, e a integração dos procedimentos destas áreas, antes desarticulados, através de ações e de normas institucionais, implementando, assim o conceito de gestão de documentos, defendido pela Arquivologia, vigente na época. O sistema eletrônico nasceu neste contexto de mudanças, com a finalidade de garantir a integração de todas as fases da gestão documental – da produção até a guarda permanente.
