Resumo
Las Universidades son Instituciones complejas, pero autónomas. Estas son cualidades exactamente apropiadas para establecer un Sistema Integrado de Archivos e Información de la Universidad. En un Sistema Integrado de Archivos, los documentos mantienen flujo ininterrumpido desde que se inicia una tramitación, hasta que pasan a un archivo permanente o son eliminados. El secreto del funcionamiento del Sistema se halla en la Selección Documental. El archivo Intermediário – entendido como un equipo de técnicos que seleccione – es el corazón del Sistema porque establece y mueve la circulación. La Selección consiste en un estudio de valores. Valor primario, para la Universidad y para los indivíduos envueltos en la tramitación y Valor Secundario, para los investigadores y los estudiosos. El Valor Primario se determina por la necesidad de mantener el documento para su utilización administrativa, legal, contable y técnica, según los casos. El Valor Primario comprende tres momentos o tiempos: Tiempo de tramitación, tempo de vigencia y tempo de plazo de retención precaucional. El principio y fin de cada uno de estos tempos puede marcarse exactamente, con día, mes y ano, no dependiendo para nada de la cantidad de uso o actividad. El Valor Secundario permite elegir los documentos que integrarán el Patrimonio Documental de la Universidad. Se seleccionan documentos de dos tipos: los primeros sirven para dar a conocer el origen – como nació la Universidad y cada una de sus Unidades Académicas y administrativas – el desarrollo – su trayectoria y la variedad y calidad de los servicios que prestó -; y la desaparición o transformación fundamental que puede sufrir en algún momento toda la universidad o cualquiera de sus facultades. Hay otros documentos que no evidencian el origen, desarrollo y desaparición, pero se eligen porque reflejan hechos o hablan de personas de importancia destacada. Por último hay un 50% de papeles o documentos legibles a máquina que contienen muy poco valor informativo para la historia. De ellos guardaremos muestras (Amostragem). El administrador de documentos o archivista universitario debe detectar los documentos repetidos o la información duplicada dentro del sistema de archivos, a fin de suprimir lo duplicado. El administrador de documentos o archivista de la universidad es el coordinador y motor de la Comisión que estudia los valores de los documentos y redacta la Tabela de Temporalidade. Luego es quien supervisa y conduce el cumplimiento de ésta Tabela. No puedo haber una Universidad que no tenga su administrador de documentos o archivista que administre y gobierne el Sistema Integrado de todos sus archivos.
