O presente texto apresenta o Sistema de Gerenciamento de Acervos do Arquivo do Instituto de Estudos Brasileiros da Universidade de São Paulo, suas funcionalidades internas na descrição dos documentos e sua utilização pelos pesquisadores. Foi a partir do desenvolvimento do sistema que, em 2010, o processamento de documentos foi facilitado e, consequentemente, o número de acesso aos documentos e o número de pesquisadores aumentaram. Para os pesquisadores a ferramenta tecnológica possibilitou o amplo acesso ao acervo e também novas possibilidades de realizar a pesquisa; ao mesmo tempo, dúvidas relacionadas a reprodução de documentos e uso de documentos digitalizados são recorrentes. A intermediação entre o sistema e o acervo ressalta a importância dos profissionais de arquivos.
The following essay presents the Collections Management System of the Institute for Brazilian Studies Archive, of the University of São Paulo, showing its internal functionalities in documents description and its use by researchers. It was through the system’s development that, in 2010, document processing was facilitated and, consequently, the number of access to documents and of researchers increased. For these, the technological tool made possible a broader access to the collection, and also new possibilities to carry out their research. At the same time, doubts related to the reproduction of documents and usage of scanned documents are recurrent. The intermediation between the system and the collection underscores the importance of archival professionals.
