Resumo
A Gestão Eletrônica de Documentos é uma área do conhecimento abrangente, possuindo diversas tecnologias que permitem gerenciar a informação em meio eletrônico. Dentre essas, destaca-se o workflow. Assim, este estudo objetiva investigar e descrever as características dos modelos de sistema workflow, e analisar as ferramentas para implantação desses nas instituições arquivísticas. Entende-se este trabalho como primordial devido ao considerável aumento da produção documental nos últimos anos. Logo, o arquivista torna-se peça chave na gestão da informação e, para tanto, deve inserir no seu método de trabalho tecnologias que possibilitem adequar-se a essa realidade. Com base nos critérios elaborados para este estudo, pôde-se identificar uma gama de ferramentas que promovem funções arquivísticas. Este levantamento apontou as ferramentas e as agrupou baseado nas características: Sistema de Gestão documental (DMS), Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS) e Sistema de Controle de Informações Descritivas, totalizando treze ferramentas. Face ao elevado número, foi necessário refinar o resultado, analisando apenas as ferramentas identificadas como Sistemas de Gestão Documental, que são: Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet. Os resultados da pesquisa apontaram os requisitos de uma ferramenta de workflow para as necessidades arquivísticas, o modelo de workflow mais adequado e as ferramentas que melhor atendem as instituições arquivísticas. Portanto, baseado nos critérios de análise das ferramentas, tais como, necessidade de língua estrangeira para operação; existência de Sistema workflow e opção de teste on-line, os Sistemas de Gestão Documental Alfresco e KnowledgeTree apresentaram-se como os mais qualificados conforme as prerrogativas de diagnóstico e classificação destas.
