O trabalho ora apresentado faz parte da tese de doutoramento e teve como objeto a avaliação de documentos realizada sob a perspectiva do tipo documental em contraponto à avaliação de documentos sob a perspectiva dos “assuntos”, no contexto do Poder Executivo estadual brasileiro. Objetivou-se conceituar e analisar a avaliação como função arquivística aplicada aos documentos de arquivo, tendo como base o tipo documental e o assunto, realizando um estudo sobre os métodos e as formas de utilização de cada tipo de abordagem, visando obter como resultado a definição de qual deles possui mais potencialidades a partir de uma realidade definida. O estudo foi realizado na perspectiva da análise implementada nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos produzidas no âmbito dos Programas de Gestão de Documentos dos Estados do Rio de Janeiro e Minas Gerais. A escolha de aferir a utilização dos instrumentos de gestão nessas duas perspectivas se dá pela necessidade de contribuir para os arquivos públicos do Poder Executivo estadual e para os arquivistas, no que se refere à importância de decidir por uma metodologia aplicável, já no momento de concepção dos instrumentos de gestão, especialmente a tabela de temporalidade de documentos. Adotou-se o estudo de caso comparado visando, a partir de elementos comparáveis, obter dados sobre as características do processo avaliativo em cada um dos arquivos selecionados para a pesquisa. O tipo documental utilizado como parâmetro de definição da série demonstrou sua capacidade de contribuir para um processo avaliativo mais próximo da objetividade, principalmente quando comparado ao “assunto”.
Subject or documentary form? Requirement for appraisal of records within the scope of state public administration
Abstract/Résumé/Resumen
The work presented here is part of the doctoral thesis and had as its objective the appraisal of records carried out from the perspective of the documentary form as opposed to the appraisal of records from the perspective of “subjects”, in the context of the Brazilian state Executive Branch. The objective was to conceptualize and analyze appraisal as an archival function applied to archival records, based on the documentary form and the subject, carrying out an in-depth study on the methods and ways of using each type of approach, aiming to obtain as a result the definition of which one has the most potential based on a defined reality. The study was carried out from the perspective of the analysis implemented in the schedule dispositions produced within the scope of the Records Management Programs of the States of Rio de Janeiro and Minas Gerais. The choice to assess the use of management instruments in these two perspectives is due to the need to contribute to the public archives of the state Executive Branch and to archivists, with regard to the importance of deciding on an applicable methodology, already at the moment of conception. of management instruments, especially the document temporality table. A comparative case study was adopted aiming, based on comparable elements, to obtain data on the characteristics of the appraisal process in each of the files selected for the research. The documentary form used as a parameter to define the series demonstrated its ability to contribute to an appraisal process closer to objectivity, especially when compared to the “subject”.
