Aborda a preservação e o acesso de um acervo constituído por documentos históricos em diversos suportes, armazenados na denominada Sala de Memória do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo (Ifes), no campus Vitória. Em específico, os esforços para a construção de um instrumento de pesquisa, que se materializou em um catálogo seletivo eletrônico com links diretos ao representante digital e com sua descrição na plataforma de acesso Atom. A escolha por esse instrumento deve-se, em partes, às possibilidades que o catálogo apresenta para ampliar o acesso, difundir as fontes documentais armazenadas no referido lugar de memória e garantir a preservação dos documentos originais, que não precisam ser manipulados e podem ser facilmente acessados em meio digital. Para além da complexidade da estrutura e das regras para uma digitalização adequada, tínhamos que construir ainda o quadro de arranjo baseado nos princípios de fundo e de proveniência de arquivos. Apesar de já contarmos com um inventário da Sala, a instituição ainda não possuía as definições de seus fundos e coleções estabelecidas, conforme estruturação lógica hierárquica, tendo por base os princípios da arquivologia já incorporados nas normas de descrição arquivísticas que remetem, organicamente, cada conjunto ou até mesmo os itens documentais ao seu fundo original. Sendo assim, o trabalho teve como premissa a definição dos fundos de arquivos, no caso, os fundos fechados das antigas escolas com o foco central da descrição arquivística e do qual todo o trabalho descritivo procedeu. Para tanto, foi realizada em um primeiro momento a busca por documentos, dentro do próprio acervo, para embasar e justificar as identificações e definições dos fundos de arquivos. Essa etapa esteve relacionada
diretamente à complexidade da organização funcional e dos vínculos de subordinação da instituição. Na sequência, mapeamos a função primordial dos órgãos que correspondem às escolas anteriores à constituição do atual Ifes para a identificação dos fundos fechados pertencentes ao século XX, ou seja, ao período de 1910 a 1998. Partimos do entendimento de que o nome da instituição pode mudar, mas a competência subsistir, porém, se a competência mudar, o arquivo ou o fundo mudará também (BELLOTTO, 2004). O instrumento de pesquisa denominado Catálogo seletivo: a memória da escola que forma para o trabalho, foi o produto de pesquisa da dissertação A memória da Educação Profissional e Tecnológica no Ifes: caminhos para acesso e difusão das fontes documentais no campus Vitória (SOUSA, 2019), tornando-se objeto de mediação e ampliação do acesso e dos usos das fontes documentais presentes na Sala de Memória do Ifes, em Vitória.
